Wichtige Highlights
- Eine höfliche Follow-up-E-Mail, die innerhalb von 3 bis 5 Werktagen gesendet wird, erzielt oft die höchsten Antwortraten.
- Der Ton und die Struktur eines Follow-ups variieren je nach Art der Interaktion – Verkauf, Networking oder Veranstaltungen.
- Wenn Sie im zweiten Follow-up einen Mehrwert schaffen – z. B. eine Ressource oder einen Einblick – können Sie Ihre Chancen auf eine Antwort verdoppeln.
- Das Einbinden von Anhängen zu früh oder ohne Kontext löst oft Spamfilter aus und verringert die Zustellbarkeit.
- Drei Follow-ups sind die allgemeine Grenze; Wenn Sie darüber hinausgehen, besteht die Gefahr, dass Ihr beruflicher Ruf beschädigt wird.
Einleitung
Wir alle kennen das: Sie klicken bei einer wichtigen E-Mail auf „Senden“ und warten auf eine Antwort, die nie kommt. Mit der Zeit wird das anhaltende Schweigen immer ausgeprägter und veranlasst dich, dich zu fragen, was schief gelaufen sein könnte. Haben sie es verpasst? Ignorieren sie das? Oder haben Sie sie nur zu einem geschäftigen Zeitpunkt erwischt?
Was auch immer der Grund ist, zu wissen, wie man eine durchdachte Follow-up-E-Mail erstellt, kann den Unterschied ausmachen. Es zeigt Professionalität, hält das Gespräch am Leben und gibt Ihrer Botschaft eine zweite Chance, gesehen zu werden.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie effektive Follow-ups mit dem richtigen Ton, Timing und Klarheit schreiben. Wir führen Sie durch bewährte Strategien, häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten, und teilen Vorlagen, die Sie in realen Geschäftsszenarien verwenden können. Lassen Sie uns eintauchen!
Wie erstellen Sie eine leistungsstarke Business-Follow-up-E-Mail?
Die Erstellung einer effektiven Business-Follow-up-E-Mail kann Ihre beruflichen Beziehungen erheblich verbessern und die Antwortraten steigern. Ein gut gestaltetes Follow-up zeigt Respekt vor der Zeit Ihres Empfängers und sorgt dafür, dass Ihre Interaktionen produktiv bleiben.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verfassen von Follow-up-E-Mails
Die Erstellung einer überzeugenden Follow-up-E-Mail erfordert eine strategische Planung. Hier ist ein spezifischer Ansatz, den Sie verwenden können:
1. Schreiben Sie eine klare Betreffzeile: Verwenden Sie eine Betreffzeile wie „Follow-Up bezüglich des Treffens zur SEO-Strategie am 10. April“, um Klarheit und Relevanz zu gewährleisten.
2. Begrüßen Sie den Empfänger persönlich: Verwenden Sie seinen Namen, z. B. „Hallo Jessica“, um eine Beziehung aufzubauen.
3. Erwähnen Sie die vorherige Interaktion: Erinnern Sie sie kurz an Ihr letztes Meeting oder Ihre letzte Diskussion.
4. Formulieren Sie Ihr Ziel klar: Erklären Sie den Zweck Ihrer E-Mail, z. B. um Feedback zu bitten oder die nächsten Schritte zu bestätigen.
5. Geben Sie die nächsten Schritte an: Bitten Sie um eine bestimmte Aktion, z. B. das Einrichten eines Anrufs oder die Beantwortung einer Frist.
6. Schließen Sie mit Professionalität ab: Beenden Sie höflich und wiederholen Sie Ihre Absicht zur Zusammenarbeit, z. B. „Ich freue mich auf Ihre Gedanken bis Mittwoch.“
Wesentliche Bestandteile einer überzeugenden Follow-up-E-Mail
Eine aussagekräftige Follow-up-E-Mail sollte konsequent diese wichtigen Punkte enthalten:
- Benutzerdefinierte Betreffzeile: Gibt das Thema oder die erforderliche Aktion deutlich an und erhöht so die Öffnungsraten. Vermeiden Sie außerdem die Wiederverwendung derselben Betreffzeile, um die Klarheit zu wahren und das Engagement zu verbessern.
- Kurzverweis frühere Mitteilung: Hilft dabei, die Empfänger an den genauen Kontext zu erinnern, z. B. an bestimmte Meeting-Themen oder vereinbarte Aktionen.
- Fokussierter Nachrichtentext: Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf den Zweck – sei es Feedback, Genehmigung oder die Vereinbarung eines neuen Meetings.
- Direkter Call-to-Action: Klar definierter nächster Schritt, z. B. „Bitte überprüfen Sie den angehängten Bericht und antworten Sie mit Ihrer Zustimmung.“
- Höfliche, aber durchsetzungsfähige Verabschiedung: Wenn Sie mit einer höflichen, aber selbstbewussten Notiz enden, wird das rechtzeitige Handeln gefördert und die Professionalität gewahrt. Zum Beispiel: „Vielen Dank im Voraus für Ihre schnelle Aufmerksamkeit.“
Lesen Sie auch: Erfahren Sie, wie Sie professionelle E-Mails mit Beispielen abzeichnen.
Vermeidung häufiger Fallstricke bei der Nachverfolgung von Unternehmen
Um sicherzustellen, dass Ihre Follow-up-E-Mail effektiv ist, vermeiden Sie diese häufigen Fehltritte:
- Allgemeine Sprache: Passen Sie Ihre E-Mails immer so an, dass sie bestimmte vergangene Interaktionen widerspiegeln, und vermeiden Sie vage Formulierungen.
- Zu lange E-Mails: Beschränken Sie Ihre E-Mail auf 3-4 prägnante Sätze, die Ihren Zweck und Ihre Erwartungen klar darlegen.
- Falsches Timing: In der Regel sollten Sie mindestens 2-3 Tage nach der ersten Nachricht warten, bevor Sie Ihr Follow-up senden.
- Schwacher oder fehlender Call-to-Action: Formulieren Sie den nächsten Schritt klar und vermeiden Sie zweideutige Formulierungen wie „Lassen Sie mich wissen, was Sie denken“.
- Vernachlässigung des E-Mail-Tons: Bewahren Sie einen höflichen und professionellen Ton, ohne übermäßig formell oder lässig zu werden.
Lesen Sie auch: Business-E-Mail-Etikette: 36 wichtige Regeln für Profis
Wie schreibe ich eine Follow-up-E-Mail, nachdem ich keine Antwort erhalten habe?
Es kommt häufig vor, dass Sie sich unsicher fühlen, wenn Sie keine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten haben. Wenn Sie die richtige Follow-up-E-Mail verfassen, nachdem Sie keine Antwort erhalten haben, können Sie Ihren Empfänger wieder ansprechen, ohne aufdringlich zu wirken. Hier erfahren Sie, wie Sie dies effektiv erreichen können.
Strategien für effektive Nachverfolgungen ohne Antwort
- Setzen Sie sich ein klares Ziel: Definieren Sie klar den Zweck Ihrer Follow-up-E-Mail. Ihr Ziel sollte Ihren E-Mail-Inhalt leiten, z. B. das Planen eines Meetings, das Bestätigen einer Entscheidung oder das Überprüfen eines Angebots.
- Halten Sie es kurz: Respektieren Sie die Zeit Ihres Empfängers. Kommen Sie direkt auf den Punkt, erinnern Sie sie kurz an Ihre vorherige E-Mail und sagen Sie deutlich, welche Aktion Sie erwarten.
- Behalten Sie einen höflichen Ton bei: Bleiben Sie immer höflich, auch wenn Sie sich über die fehlende Antwort frustriert fühlen. Ein positiver, höflicher Ton erhöht Ihre Chancen auf eine Antwort.
- Mehrwert schaffen: Bieten Sie dem Empfänger etwas Wertvolles an, z. B. zusätzliche Informationen, hilfreiche Ressourcen oder Updates, die für Ihre ursprüngliche Anfrage relevant sind. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Engagements.
- Fügen Sie einen klaren CTA hinzu: Erwähnen Sie deutlich, was der Empfänger als Nächstes tun soll – antworten, einen kurzen Anruf vereinbaren oder ein Dokument überprüfen –, damit er sofort Maßnahmen ergreifen kann.
- Senden Sie Ihre E-Mail zur richtigen Zeit: Verfolgen Sie 3 bis 5 Werktage nach Ihrer ersten Nachricht, um das Gleichgewicht zwischen Geduld und Beharrlichkeit zu wahren.
Beispiel-E-Mail-Vorlage für die Nachverfolgung nach keiner Antwort
Höfliche Erinnerung an die ausstehende Resonanz
Betreff: Schnelle Nachbereitung von [vorheriges Thema]
Hallo [Name des Empfängers],
Ich hoffe, diese Nachricht kommt gut bei Ihnen an. Ich wollte sanft an meine vorherige E-Mail bezüglich [erwähnen Sie Ihr Thema kurz] anknüpfen. Ich verstehe, dass Sie einen vollen Terminkalender haben, aber ich würde mich über Updates freuen, die Sie bereitstellen können.
Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie etwas von meiner Seite benötigen.
Vielen Dank für Ihre Zeit!
Alles Gute
[Ihr Name]
Warum funktioniert diese Follow-up-E-Mail?
Diese Follow-up-E-Mail-Vorlage soll den Empfänger höflich an eine frühere E-Mail erinnern, die keine Antwort erhalten hat. Es schafft ein Gleichgewicht zwischen Höflichkeit und Handlungsaufforderung, was es für professionelle Szenarien effektiv macht.
Beispiele für erfolgreiche Business-Follow-up-E-Mails
Effektive Business-Follow-up-E-Mails haben gemeinsame Merkmale: Klarheit, Personalisierung und starke Handlungsaufforderungen. Um Sie zu inspirieren, finden Sie hier spezifische Beispiele und Vorlagen für professionelle Follow-up-E-Mails, die Sie für verschiedene Geschäftsszenarien anpassen können.
1. E-Mail-Vorlage für die Nachverfolgung von Verkäufen
Wenn Sie nach einem Verkaufsgespräch nachfassen, betonen Sie den Wert und die nächsten Schritte deutlich. Hier ist ein Beispiel für eine professionelle Follow-up-E-Mail:
Betreff: Nächste Schritte nach unserem Anruf über [Produkt/Dienstleistung]
Hallo [Name des Empfängers],
Nochmals vielen Dank für die aufschlussreiche Diskussion am [Datum]. Wie versprochen, habe ich [die besprochene Ressource/das besprochene Dokument] angehängt.
Basierend auf unserem Gespräch besteht der nächste Schritt darin, einen kurzen Anruf zu vereinbaren, um Ihre spezifischen Bedürfnisse zu besprechen. Wären Sie an [zwei spezifischen Datums-/Uhrzeitoptionen] verfügbar?
Ich freue mich darauf, bald wieder zu sprechen.
Bester
[Ihr Name]
Warum funktioniert diese Follow-up-E-Mail?
Diese E-Mail ist effektiv, weil sie die vorherige Konversation klar anerkennt und einen Mehrwert schafft, indem sie die versprochene Ressource teilt. Es macht es dem Empfänger auch leicht, den nächsten Schritt zu machen, indem es spezifische Datums- und Uhrzeitoptionen für eine Nachverfolgung anbietet. Der professionelle und dennoch freundliche Ton trägt dazu bei, die Beziehung aufrechtzuerhalten und das Gespräch voranzutreiben.
2. Follow-up-E-Mail-Format für den professionellen Kunden-Check-in
Regelmäßiges Einchecken stärkt die Beziehungen und hält Sie bei Ihren Kunden im Gedächtnis.
Betreff: Schneller Check-in – wie läuft alles?
Hallo [Name des Empfängers],
Ich hoffe, Sie genießen [Produkt / Dienstleistung erwähnen]. Ich wollte mich schnell mit der Basis in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass alles Ihren Erwartungen entspricht.
Wenn Sie etwas benötigen oder Feedback geben möchten, lassen Sie es mich bitte wissen.
Ich bin immer für Sie da!
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
Warum funktioniert diese Follow-up-E-Mail?
Diese E-Mail hat einen warmen und proaktiven Ton, der ideal für die Pflege von Kundenbeziehungen ist. Es fördert das Feedback und stellt sicher, dass sich der Kunde unterstützt fühlt, ohne aufdringlich zu sein.
3. Beispiel für eine Follow-up-E-Mail für Networking und Partnerschaft
Nachdem Sie potenzielle Partner getroffen haben, betonen Sie, wie wichtig es ist, die Beziehung weiter auszubauen.
Betreff: Tolles Treffen bei [Event/Location]!
Hallo [Name des Empfängers],
Es war mir ein Vergnügen, mit Ihnen bei [Veranstaltung/Ort] am [Datum] in Kontakt zu treten. Unser Gespräch über [spezifisches Thema erwähnen] war besonders interessant.
Ich würde gerne potenzielle Möglichkeiten der Zusammenarbeit erkunden. Sind Sie bereit, nächste Woche einen kurzen Folgeanruf zu vereinbaren?
Wir freuen uns auf Ihre Gedanken!
Alles Gute
[Ihr Name]
Warum funktioniert diese Follow-up-E-Mail?
Die Botschaft ist persönlich und direkt, was dazu beiträgt, die anfängliche Verbindung zu stärken und gleichzeitig ein klares Interesse an einer zukünftigen Zusammenarbeit auszudrücken. Es funktioniert gut, weil es an einen gemeinsamen Moment erinnert und einen Call-to-Action mit geringem Druck setzt.
4. E-Mail zur Nachbereitung von Ereignissen
Follow-up-E-Mails nach der Veranstaltung sind ideal, um neue Kontakte zu knüpfen, die bei Branchenveranstaltungen oder Webinaren geknüpft wurden.
Betreff: Vielen Dank, dass Sie bei [Name der Veranstaltung] dabei waren!
Hallo [Name des Empfängers],
Vielen Dank, dass Sie am [Datum] gekommen sind . Wir hoffen, dass Sie [spezifischen Aspekt des Ereignisses erwähnen] nützlich und aufschlussreich fanden.
Wie versprochen, finden Sie hier einen Link zu [relevante Ressource oder Aufzeichnung].
Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie Fragen haben oder zusätzliche Ressourcen benötigen. Wir würden gerne in Kontakt bleiben.
Herzliche Grüße
[Ihr Name]
Warum funktioniert diese Follow-up-E-Mail?
Dieses Follow-up trifft den richtigen Ton, indem es Wertschätzung ausdrückt und einen kontinuierlichen Wert durch Ressourcen bietet. Es fördert das kontinuierliche Engagement und lässt die Tür für zukünftige Gespräche offen.
Welche Tools können die Effektivität von Follow-up-E-Mails verbessern?
Ihre Follow-up-E-Mail-Strategie verbessert sich mit den richtigen Tools erheblich. E-Mail-Tracking und -Automatisierung vereinfachen Ihren Arbeitsablauf, sparen Zeit und erhöhen die Antwortraten. Darüber hinaus bietet Bluehost zuverlässiges Hosting für geschäftliche E-Mails, sodass Ihre Follow-up-Nachrichten immer professionell und vertrauenswürdig erscheinen. Im folgenden Abschnitt werden wir die wichtigsten Tools untersuchen, die Ihnen helfen können, Ihren Follow-up-E-Mail-Ansatz zu optimieren und zu stärken.
Unverzichtbare Tools für E-Mail-Tracking und -Automatisierung
Sie sollten in Erwägung ziehen, diese wertvollen Tools zu integrieren, um die Wirkung Ihrer Follow-up-E-Mails zu verbessern:
- Mailtrack (Mail-Sendung)
Mailtrack benachrichtigt Sie, wenn jemand Ihre E-Mail öffnet. Mit diesen Daten können Sie Ihre nächste Follow-up-E-Mail perfekt planen, um eine maximale Wirkung zu erzielen.
- HubSpot-Vertrieb
HubSpot Sales verfolgt, plant und verwaltet E-Mail-Vorlagen mühelos. Das intuitive Dashboard hilft Ihnen, alle Follow-up-E-Mails einfach an einem Ort zu koordinieren.
- Mailchimp (Englisch)
Mailchimp vereinfacht Ihre E-Mail-Kampagnen mit automatisierten Follow-ups basierend auf Benutzeraktionen. Sie sparen Zeit und übermitteln personalisierte, zeitnahe Nachrichten.
Mit diesen Tools können Sie Ihre E-Mails mühelos automatisieren und verfolgen und so die Effektivität Ihrer E-Mail-Nachverfolgung erhöhen.
Lesen Sie auch: Die besten E-Mail-Marketing-Tools für kleine Unternehmen im Jahr 2025
Die E-Mail-Hosting-Lösungen von Bluehost für Unternehmen
Bluehost Professional Email hilft Ihnen, Glaubwürdigkeit durch benutzerdefinierte, professionelle E-Mail-Adressen ([yourname@yourbusiness].com) aufzubauen. Wir bieten eine Reihe von Funktionen, die speziell entwickelt wurden, um Ihre Geschäftskommunikation zu stärken:
- Domain-spezifische E-Mail-Adressen
Verwenden Sie E-Mail-Adressen, die mit Ihrem Domainnamen übereinstimmen. Das schafft sofort Vertrauen und spiegelt Ihre Markenidentität klar wider.
- Einheitlicher Posteingang
Verwalten Sie mehrere E-Mail-Aliase von einem einzigen Posteingang aus. Bluehost ermöglicht bis zu 50 eindeutige Aliasnamen, sodass Sie Ihre Geschäftskommunikation einfach organisieren können.
- Integrierter Kalender und Kontakte
Planen Sie Besprechungen, Fristen und Veranstaltungen direkt in Ihrer E-Mail-Plattform. Sie können auch Kontakte speichern, um die Kommunikation einfacher und organisierter zu gestalten.
- Erweitertes Aufgabenmanagement
Behalten Sie den Überblick, indem Sie Aufgaben direkt über Ihr E-Mail-Konto erstellen, zuweisen und verfolgen. Diese Funktion vereinfacht Ihr Projektmanagement.
- Robuste Sicherheit und Verschlüsselung
Schützen Sie Ihre Geschäftsinformationen mit leistungsstarken Sicherheitsfunktionen. Bluehost bietet Virenschutz, Anti-Phishing-Maßnahmen, Spam-Filterung und sichere Dateifreigabe.
- Großzügige Stauraumkapazität
Bluehost-E-Mail-Pläne beinhalten bis zu 80 GB E-Mail-Speicher. Diese große Kapazität eignet sich für Unternehmen unterschiedlicher Größe, auch für solche, die mit umfangreicher Kommunikation zu tun haben.
Bluehost lässt sich auch nahtlos in Google Workspace integrieren und fügt Tools wie Google Mail, Google Drive (30 GB Speicher), Docs, Sheets und Slides hinzu. Diese Tools steigern die Produktivität Ihres Teams weiter und vereinfachen die Zusammenarbeit.
Lesen Sie auch: So wählen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen aus
Abschließende Gedanken
Beim Verfassen einer Follow-up-E-Mail geht es nicht nur darum, eine Antwort zu erhalten – es geht darum, sinnvolle Verbindungen aufzubauen und Professionalität zu zeigen. Jede Nachricht, die Sie senden, spiegelt Ihre Marke, Ihren Ton und Ihre Absicht wider. Wenn Follow-ups gut gestaltet sind, können sie Gespräche fördern, neue Möglichkeiten eröffnen und dazu beitragen, wichtige Geschäfte abzuschließen.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre E-Mails zu planen, Ihre Inhalte zu personalisieren und in jeder Nachricht immer einen Mehrwert zu bieten. Verwenden Sie bei Bedarf Vorlagen, aber lassen Sie Ihre Stimme führen.
Und wenn Sie es ernst meinen, Ihre Geschäftskommunikation auf die nächste Stufe zu heben, beginnen Sie mit einer professionellen E-Mail-Adresse. Bluehost bietet geschäftliche E-Mails, die auf Domains abgestimmt sind und Ihre Follow-ups hervorheben – im Posteingang und darüber hinaus.
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Häufig gestellte Fragen
Die meisten Unternehmen senden bis zu drei Follow-ups. Die erste kommt zwei bis drei Tage nach der ersten E-Mail. Die zweite folgt innerhalb einer Woche. Eine letzte Nachricht kann nach zehn Tagen verschickt werden. Darüber hinaus besteht bei weiterem Kontakt die Gefahr, aufdringlich oder unprofessionell zu wirken.
Beginnen Sie damit, die Betreffzeile und die Klarheit der Nachricht zu überprüfen. Ändern Sie das Timing oder bieten Sie zusätzlichen Kontext an, um das Engagement zu fördern. Wenn Sie nach mehreren Versuchen immer noch keine Antwort erhalten, sollten Sie die Kontaktaufnahme pausieren. Nach ein paar Wochen mit einem frischen Ansatz wieder in Kontakt zu kommen, kann besser funktionieren.
Ja, einige Szenarien erfordern keine Nachverfolgung. Abgelehnte Angebote, formelle rechtliche Hinweise und Ablehnungen von Vorstellungsgesprächen erfordern oft keine weiteren E-Mails. Das Respektieren klarer Grenzen zeugt von Professionalität und wahrt Ihren Ruf.
Anhänge funktionieren am besten, wenn sie erwartet werden oder direkt relevant sind. Fügen Sie für die erste Nachverfolgung Ressourcenlinks anstelle von großen Dateien hinzu. Wenn das Teilen eines Dokuments notwendig ist, erklären Sie kurz dessen Wert und halten Sie die Dateigröße klein, um Spam-Filter zu vermeiden.
