So senden Sie eine Erinnerungs-E-Mail – Best Practices und Vorlagen

Wichtige Highlights

• Erinnerungs-E-Mails helfen, die Professionalität zu bewahren und gleichzeitig zum Handeln aufzufordern.
• Eine klare Betreffzeile kann über den Erfolg Ihrer E-Mail entscheiden.
• Das Timing Ihrer Erinnerung ist genauso wichtig wie die Nachricht selbst.
• Höfliche und prägnante Formulierungen sorgen dafür, dass die Empfänger bei der Stange bleiben.
• Vorlagen sparen Zeit und sorgen für Konsistenz in der gesamten Kommunikation.
• Personalisierung erhöht die Wahrscheinlichkeit einer positiven Resonanz.

Einleitung

Stellen Sie sich vor, Sie jagen Kunden nach überfälligen Zahlungen oder drängen Veranstaltungsgäste dazu, zu erscheinen, indem Sie eine E-Mail nach der anderen versenden. Frustrierend, oder? Dies gilt umso mehr, wenn diese E-Mails mit Schweigen beantwortet werden. Das Nachfassen muss jedoch nicht immer schwierig sein. Das Geheimnis besteht nicht darin, mehr zu versenden – es besteht darin, scharfe, gut getimte E-Mails mit Worten zu verfassen, die Aufmerksamkeit erregen. Mit ein paar einfachen Strategien können Sie Ihren Zeitplan im Auge behalten und beobachten, wie Ihre Bemühungen mit weitaus weniger Stress Früchte tragen.

In diesem Artikel führen wir Sie durch alles, was Sie über die Erstellung von Erinnerungs-E-Mails wissen müssen, die Ergebnisse erzielen. Wir unterteilen es in einfache Schritte – wie man sie formuliert, wann man sie zeitlich festlegt und wie man sicherstellt, dass die Leute danach handeln. Außerdem finden Sie Best Practices und Vorlagen, die Sie sofort verwenden können.

Lassen Sie uns also eintauchen und herausfinden, wie Sie Ihre Erinnerungs-E-Mails noch effektiver gestalten können.

Was ist eine Erinnerungs-E-Mail?

Eine Erinnerungs-E-Mail ist eine Nachricht, die gesendet wird, um jemanden auf eine bevorstehende Frist, ein Ereignis oder eine Maßnahme hinzuweisen, die er ergreifen muss. Sein Zweck ist es, sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen rutscht und gleichzeitig ein professioneller Ton beibehalten wird.

Häufige Anwendungsfälle sind Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen, Terminbestätigungen für Besprechungen und Nachbereitung von Veranstaltungen, um die Teilnahme zu steigern. Wenn Sie ein Freiberufler sind, der einer verspäteten Zahlung nachjagt, oder ein Vermarkter, der die Teilnahme an der Veranstaltung sicherstellt, erweisen sich Erinnerungs-E-Mails als ziemlich praktisch.

Was sind die Best Practices für das Verfassen einer Erinnerungs-E-Mail?

Beim Verfassen einer effektiven Erinnerungs-E-Mail dreht sich alles um die Strategie. Wenn Sie den Ton treffen und die E-Mail zur richtigen Zeit zustellen können, stehen die Chancen gut, dass Sie eine schnelle Antwort erhalten. In diesem Abschnitt werden wir die wichtigsten Praktiken aufschlüsseln, die Ihnen helfen, E-Mails zu erstellen, die wahrgenommen werden.

1. Halten Sie es professionell und höflich

Die oberste Regel ist, eine professionelle E-Mail in einem freundlichen Ton zu schreiben. In einer höflichen Erinnerungs-E-Mail könnte beispielsweise lauten: „Nur eine kurze Notiz, um Sie an Ihren morgigen Termin zu erinnern“. Während eine aufdringliche E-Mail lauten könnte: „Sie haben immer noch nicht bestätigt – tun Sie es jetzt!“. Ersteres baut Goodwill auf; Letzteres birgt die Gefahr, dass der Empfänger verprellt wird.

Wenn Sie E-Mails professionell mit Sätzen wie „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“ anstelle eines einfachen „Dankes“ abzeichnen, können Sie mit professionellen E-Mail-Erinnerungsnachrichten viel bewirken. Vor allem, wenn es wichtig ist, gesunde Beziehungen zu pflegen und gleichzeitig die Arbeit zu erledigen.

Ergebnis: Eine professionelle und höfliche E-Mail gibt den Empfängern das Gefühl, respektiert und nicht unter Druck gesetzt zu werden. Dies schafft Vertrauen und stärkt Beziehungen, was zu 20-30% höheren Rücklaufquoten führt.

Lesen Sie auch: Erfahren Sie, wie Sie professionelle E-Mails mit Beispielen abzeichnen.

2. Machen Sie Ihre Betreffzeile klar und prägnant

Die Betreffzeile Ihrer Erinnerungs-E-Mail entscheidet darüber, ob Ihre Nachricht wahrgenommen oder in einem vollen Posteingang vergraben wird. Eine klare und prägnante Betreffzeile, idealerweise unter 60 Zeichen, sagt dem Empfänger genau, was ihn erwartet, ohne seine Zeit zu verschwenden. Vage Phrasen wie „Erinnerung“ oder „Schnelle Notiz“ werden oft übersehen. Wenn Sie diese Vorgehensweise befolgen, werden die E-Mail-Öffnungsraten erhöht.

Hier sind einige Details, die Sie im Auge behalten sollten.

• Seien Sie konkret: Stellen Sie sicher, dass Sie den Zweck und den Zeitplan (falls vorhanden) in wenigen Worten erwähnen. Beispiel: „Rechnung #456 morgen fällig.“
• Verwenden Sie umsetzbare Phrasen: Verwenden Sie Verben wie „Bestätigen“ oder „RSVP“, um eine schnelle Interaktion zu fördern.
• Testvarianten: Probieren Sie mehrere Formate für Ihre Überschriften aus, um zu verstehen, was bei Ihrem Publikum Anklang findet.

Ergebnis: Eine klare und prägnante Betreffzeile erhöht die Öffnungsraten, indem sie sofort Aufmerksamkeit in überfüllten Posteingängen erregt. Ein spezifischer Betreff mit weniger als 60 Zeichen stellt sicher, dass Ihre E-Mail priorisiert und schnell bearbeitet wird.

3. Geben Sie wichtige Details an, ohne sie zu überladen

Die Aufmerksamkeitsspanne ist kurz. Das Einpacken unnötiger Details wie einer langen Hintergrundgeschichte kann die Geduld des Lesers auf die Probe stellen. Halten Sie sich an die Kernfakten und Sie werden sie fokussiert halten. Betrachten Sie es wie ein Memo, alle Details sollten der Absicht der Erinnerung dienen.

So machen Sie es richtig:

• Limit-Länge: Streben Sie 2-3 Sätze oder insgesamt 50-75 Wörter an. Kurz hält es scanbar – perfekt für mobile Leser, die mehr als die Hälfte der geöffneten E-Mails ausmachen.
• Beseitigen Sie das Durcheinander: Überspringen Sie Tangenten oder übertreiben Sie Ihre Zielsetzung. Halten Sie die E-Mail kurz und konzentrieren Sie sich auf den Zweck.
• Wichtige Informationen hervorheben: Verwenden Sie bei Bedarf Fettdruck oder Aufzählungspunkte für Fristen und wichtige Informationen.

Ergebnis: Eine knackige E-Mail spart den Empfängern Zeit, da sie die wichtigsten Punkte innerhalb einer Minute erfassen können. Prägnante E-Mails mit 2-3 Sätzen verhindern Verwirrung und erleichtern die Beantwortung oder Befolgung.

4. Fügen Sie einen klaren Call-to-Action (CTA) hinzu

Sagen Sie den Empfängern genau, was sie als Nächstes tun sollen. Ein starker CTA – wie „Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme, indem Sie auf diese E-Mail antworten“ oder „Klicken Sie hier, um Ihre Rechnung zu begleichen“ – leitet sie perfekt. Vage Anweisungen führen zur Untätigkeit, seien Sie also direkt, aber höflich.

So bringen Sie Ihren CTA zum Strahlen:

• Seien Sie konkret: Geben Sie die genaue Maßnahme klar und umsetzbar an. Verwenden Sie einen Satz, der wie folgt lautet: „Klicken Sie hier, um Rechnung #123 zu bezahlen“.
• Reibung reduzieren: Machen Sie es dem Empfänger leicht, mit anklickbaren Links und Schaltflächen zu antworten. Wenn Sie eine Zahlungserinnerungs-E-Mail erhalten möchten, betten Sie einen „Jetzt bezahlen“-Link in das Rechnungsportal ein.
• Fügen Sie Dringlichkeit hinzu (falls erforderlich): Verknüpfen Sie den CTA mit einer Frist, wenn dies für den Kontext der E-Mail relevant ist.

Ergebnis: Ein klarer CTA führt mit einer einzigen, klaren Anweisung zu mehr Conversions. Die effektivsten CTAs stellen sicher, dass Zahlungen, RSVPs oder Bestätigungen innerhalb weniger Stunden erfolgen.

5. Verwenden Sie Follow-up-E-Mail-Tools

Das Versenden effektiver Erinnerungs-E-Mails ist mit den richtigen Tools einfacher. Hier sind drei Tools, die Funktionen zum Automatisieren und Verfolgen benutzerfreundlicher Erinnerungs-E-Mails bieten.

CreativeMail: CreativeMail vereinfacht die E-Mail-Automatisierung für kleine Unternehmen. Der Drag-and-Drop-Builder und die WooCommerce-Integration machen das Erstellen von Zahlungserinnerungs-E-Mails oder Umfrage-Follow-ups zum Kinderspiel.

Titan: Titan unterstützt die professionelle Kommunikation mit Nachverfolgungserinnerungen für unbeantwortete E-Mails. Es ist ideal für die Planung von Ereigniserinnerungs-E-Mails und die Verfolgung von Lesebestätigungen über die für Mobilgeräte optimierte Oberfläche.

OX Cloud: Die E-Mail- und Kalender-Suite von OX Cloud optimiert komplexe Workflows. Ypou kann Terminerinnerungs-E-Mails mit klickbaren Einladungen planen oder teambasierte Follow-ups für Umfragen verwalten.

6. Planen Sie Ihre Erinnerungs-E-Mails

Das Timing ist ein entscheidender Faktor, um Ihre Erinnerungs-E-Mail effektiv zu gestalten. Wenn Sie sie zum richtigen Zeitpunkt senden, stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht relevant und umsetzbar ist, ohne den Empfänger zu überfordern. Der beste Zeitpunkt hängt vom Kontext ab – ob es sich um eine Zahlung, einen Termin oder eine Veranstaltung handelt.

Sehen wir uns die optimalen Timing-Strategien an, um die Reaktionen zu maximieren.

• Zahlungserinnerung: Senden Sie eine erste Erinnerung 3-5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum, um den Empfänger rechtzeitig zu informieren.
• Erinnerung an den Termin: Eine Terminerinnerungs-E-Mail funktioniert am besten, wenn sie 24-48 Stunden im Voraus gesendet wird.
• Erinnerung an die Veranstaltung: Arbeiten Sie mit einer Multi-Touch-Strategie, die eine Woche vor der Veranstaltung beginnt, und folgen Sie mit einem letzten Anstoß.
• Nachfolgende Erinnerung: Wenn Sie auf der Suche nach Feedback oder einer Antwort auf ein Angebot sind, warten Sie 3-5 Tage, bevor Sie eine Woche später eine sanfte Erinnerungs-E-Mail mit einer zweiten Nachverfolgung senden.

Lesen Sie auch: So schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail – Best Practices und Vorlagen

Erinnerungs-E-Mail-Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle

Im Folgenden finden Sie Beispiele für anpassbare Erinnerungs-E-Mails für gängige Szenarien. Kombinieren Sie sie mit Vorlagen für geschäftliche E-Mail-Signaturen (z. B. Name, Titel und Kontaktinformationen), um alles auf den neuesten Stand zu bringen.

1. Allgemeine freundliche Erinnerungs-E-Mail

Betreff: Freundliche Erinnerung: [Aktion/Gegenstand] Fällig [Datum]

Hallo [Name],
Ich hoffe, es geht dir gut! Dies ist nur eine kurze Erinnerung, dass [Aktion/Element, z. B. Ihr Feedback zum Projekt] am [Datum] fällig ist. Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Unterstützung oder eine Erweiterung benötigen.
Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!
Alles Gute
[Ihr Name]

2. Sanfte Zahlungserinnerungs-E-Mail

Betreff: Sanfte Erinnerung: Rechnung # [Nummer] fällig [Datum]

Hallo [Name],
Ich hoffe, alles ist gut. Ich wollte Sie freundlich daran erinnern, dass Rechnung #[Nummer] für [Betrag] am [Datum] fällig ist. Sie können die Zahlung vornehmen [Zahlungsanweisungen/Link]. Bitte lass es mich wissen, wenn ich dir helfen kann!
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]

3. Sanfte Zahlungserinnerungs-E-Mail (zweites Follow-up)

Betreff: Zweite Mahnung: Rechnung #[Nummer] überfällig

Hallo [Name],
Ich hoffe, alles ist gut. Dies ist eine sanfte Erinnerungs-E-Mail , dass die Rechnung # [Nummer] für [Betrag] am [Datum] fällig war. Könnten Sie es bitte über [Zahlungslink] bis zum [neuen Stichtag, z. B. morgen] begleichen? Lassen Sie es mich wissen, wenn es ein Problem gibt – ich bin hier, um Ihnen zu helfen.
Herzliche Grüße
[Ihr Name]

4. E-Mail zur Terminerinnerung

Betreff: Ihr Termin am [Datum] um [Uhrzeit]

Hallo [Name],
Dies ist eine kurze Erinnerung an Ihren Termin mit [Person/Firma], der für das [Datum] um [Uhrzeit] geplant ist. Bitte antworten Sie, um zu bestätigen, oder teilen Sie uns mit, ob Sie einen neuen Termin vereinbaren müssen.
Bis bald!
Bester
[Ihr Name]

5. E-Mail zur Erinnerung an das Ereignis

Betreff: Verpassen Sie es nicht: [Name der Veranstaltung] an diesem [Datum]

Hallo [Name],
Wir freuen uns darauf, Sie am [Datum] um [Uhrzeit] zu sehen! Hier ist eine kurze Erinnerung, um sich in Ihrem Kalender zu markieren. [Details oder Link zur Veranstaltung einfügen]. Bitte antworten Sie, indem Sie antworten oder auf [Link] klicken.
Ich kann es kaum erwarten, in Kontakt zu treten!
Prost
[Ihr Name]

6. Follow-up-Erinnerungs-E-Mail

Betreff: Nachbereitung: [Thema/Maßnahme]

Hallo [Name],
Ich hoffe, es geht dir gut! Ich wollte an [Thema/Maßnahme, z. B. den Vorschlag, den ich letzte Woche geschickt habe] anknüpfen. Ich habe noch keine Antwort erhalten, also dachte ich, ich melde mich. Bitte lasst mich wissen, was ihr davon haltet, wenn ihr die Gelegenheit dazu habt!
Vielen Dank
[Ihr Name]

7. Event-Erinnerungs-E-Mail für den persönlichen Workshop

Betreff: Nicht vergessen: [Name des Workshops] Diesen Samstag!

Hallo [Name],
Wir freuen uns, dass Sie uns bei [Workshop-Name] am [Datum] um [Uhrzeit] um ! Dies ist eine Event-Erinnerungs-E-Mail, um Ihren Platz zu bestätigen. Bitte antworten Sie, indem Sie antworten oder auf [Link] klicken. Bringen Sie ein Notizbuch mit – das Mittagessen geht auf uns!
Wir sehen uns dort,
[Ihr Name]

8. Ereigniserinnerungs-E-Mail für virtuelle Konferenz

Betreff: Seien Sie dabei: [Name der Konferenz] Nächste Woche!

Hallo [Name],
Wir freuen uns sehr, dass Sie am [Datum] um [Uhrzeit] an [Name der Konferenz] teilnehmen! Diese Ereigniserinnerungs-E-Mail ist eine Vorwarnung, um das Datum zu speichern. Schauen Sie sich die Agenda an und melden Sie sich hier an: [link]. Beantworten Sie alle Fragen – wir helfen Ihnen gerne weiter.
Ich kann es kaum erwarten, in Kontakt zu treten!
Bester
[Ihr Name]

9. Erinnerungs-E-Mail an die Umfrage

Betreff: Freundliche Erinnerung: Ihre Eingabe benötigt bis zum [Datum]

Hallo [Name],
Ich hoffe, es geht dir gut! Dies ist eine freundliche Erinnerungs-E-Mail, um unsere [Name der Umfrage] bis zum [Datum] auszufüllen. Ihr Feedback wird uns helfen, [spezifisches Ziel, z. B. unsere Dienstleistungen] zu verbessern. Es dauert nur 5 Minuten – klicken Sie hier, um zu starten: [Link zur Umfrage]. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie Fragen haben.
Vielen Dank für Ihre Zeit!
Bester
[Ihr Name]

10. Dringende Erinnerungs-E-Mail für überfällige Maßnahmen

Betreff: Dringend: Heute muss bei [Aufgabe/Element] gehandelt werden.

Hallo [Name],
Dies ist eine dringende Erinnerung, um [Aufgabe/Artikel, z. B. Rechnung #123 Zahlung] fällig [heute/gestern] zu adressieren. Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um [zu handeln, z. B. über diesen Link zu bezahlen] bis zum [bestimmten Zeitpunkt, z. B. heute 17 Uhr], um [Konsequenz, z. B. Dienstpause] zu vermeiden. Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Hilfe benötigen.
Schätzen Sie Ihr schnelles Handeln,
[Ihr Name]

Allgemeine Tipps:

Berücksichtigen Sie trotz des Anwendungsfalls immer den Zeitplan Ihres Empfängers. Der frühe Morgen (8-10 Uhr) oder der späte Nachmittag (14-16 Uhr) funktionieren oft gut, um Spitzenlasten im Posteingang zu vermeiden. Überprüfen Sie auch, wie E-Mails an verschiedenen Tagen abschneiden, und passen Sie sie an, je nachdem, was das Engagement antreibt. Das Timing ist keine Einheitsgröße; Es geht darum, sich mit dem Rhythmus Ihres Empfängers zu synchronisieren, der auf der vorherigen E-Mail basiert.

Lesen Sie auch: Business-E-Mail-Etikette: 36 wichtige Regeln für Profis

Bluehost: Ihr professioneller E-Mail-Partner

Das Versenden von ausgefeilten und effektiven Erinnerungs-E-Mails beginnt mit den richtigen Tools. Ganz gleich, ob Sie ein Vermarkter sind, der die Beteiligung an Veranstaltungen steigert, oder ein kleines Unternehmen, das Termine verwaltet, Ihre E-Mail sollte professionell genug aussehen, um Vertrauen zu schaffen.

Eine Marken-E-Mail ist effektiver als eine generische, um den Erfolg zu maximieren. Zum Beispiel wirkt you@[yourbusiness].com professioneller als you@[gmail].com. Dies führt oft zu einer höheren Kundenbindung.

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Abschließende Gedanken

Sei es das Timing Ihrer Sendungen oder die Erstellung des richtigen CTA, die Entscheidungen, die Sie in Ihren Erinnerungs-E-Mails treffen, beeinflussen die Reaktion. Das Fazit? Halten Sie Ihre Erinnerungs-E-Mails klar, höflich und handlungsorientiert. Halten Sie sich an Best Practices, verwenden Sie praktische Vorlagen und stützen Sie sich auf Tools, die die Kommunikation mühelos machen.

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Häufig gestellte Fragen