Betrachten Sie dies als einen Test für Ihre Notfallvorsorge.
Sie sind im Büro, als sich der Boden zu wellen beginnt. Man braucht einen Moment, um zu verarbeiten, was passiert – ein Erdbeben –, aber bis dahin hat sich das Zittern verstärkt. Plötzlich flackern die Lichter und werden dunkel. Bücherregale und Schreibtische kippen und ruckeln quer durch den Raum. Fenster zerbrechen. Was tun Sie als nächstes?
Wenn Sie keine Antwort haben, ist es an der Zeit, Ihr kleines Unternehmen ernsthaft auf einen Notfall am Arbeitsplatz vorzubereiten. Schließlich denken nicht viele von uns klar, wenn es um Leben und Tod geht. Erstellung eines Krisenmanagementplans im Rahmen der Der National Preparedness Month kann Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Ihrem Unternehmen helfen, zu überleben – egal, wann der wirklich große Schlag zuschlägt.
Was ist ein Notfall am Arbeitsplatz?
Niemand möchte an seinem Schreibtisch sitzen, wenn sich eine Katastrophe abspielt, aber die unglückliche Wahrheit ist, dass Notfälle ohne Rücksicht auf Zeit oder Ort passieren. Ein Notfall am Arbeitsplatz wird definiert durch die Verwaltung für Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit (OSHA) als „eine unvorhergesehene Situation, die Ihre Mitarbeiter, Kunden oder die Öffentlichkeit bedroht; Ihren Betrieb stört oder herunterfährt; oder physische oder Umweltschäden verursacht.“ Diese Notfälle können natürlicher oder menschengemachter Natur sein, darunter:
- Hochwasser
- Wirbelstürme
- Tornados
- Erdbeben
- Brände
- Freisetzung giftiger Gase
- Verschüttete Chemikalien
- Radiologische Unfälle
- Explosionen
- Stromausfälle
- Unruhen
- Gewalt am Arbeitsplatz, die zu Körperverletzungen und Traumata führt
- Terrorismus
Auch kleine Unternehmen können unternehmensspezifische Krisen erleben. Dazu gehören der Verlust, die Krankheit oder schwere Verletzung von Unternehmensleitern, ein Ausfall von IT-Systemen, Probleme in der Öffentlichkeitsarbeit oder sogar ein Abschwung auf dem Finanzmarkt. Ein gut ausgearbeiteter Krisenmanagementplan kann Ihnen helfen, auch mit diesen Bedrohungen umzugehen.
Führen Sie solide Recherchen durch
Beginnen Sie mit einer gründlichen Recherche. Sammeln Sie Informationen über häufige Risiken in Ihrer Branche, mögliche Naturkatastrophen in Ihrer Region und andere relevante Umweltfaktoren.
„Das Top-Management muss Experten aus verschiedenen Bereichen zusammenbringen, um die größten Bedrohungen in Bezug auf eine mögliche Katastrophe zu identifizieren“, erklärt Kathy Hubbell, Expertin für Krisenmanagement und Inhaberin des Beratungsunternehmens AdScripts. „Bei diesen Experten kann es sich um Mitarbeiter handeln, aber auch um Lieferanten. Es hilft, Beispiele für Katastrophen zu recherchieren, die ähnlichen Unternehmen passiert sind.“
Robert D. Sollars, ein 33-jähriger Veteran des Sicherheitsbereichs wIchth extensIchve experIchence wrIchtIchng crIchsIchs meinneingement pleinnsempfiehlt, dass „alle Ebenen des Unternehmens in den Planungsprozess einbezogen werden, von den Stundenarbeitern bis zur C-Suite“. Er empfiehlt den Einsatz von Fokusgruppen und Umfragen, um Informationen von wichtigen Interessengruppen zu sammeln.
Schreiben Sie Ihren Plan auf
Sobald Sie recherchiert haben, müssen Sie Ihren Plan schriftlich festhalten. Die OSHA empfiehlt, dass Sie die folgenden grundlegenden Informationen angeben:
- Eine bevorzugte Methode zur Meldung von Bränden und anderen Notfällen;
- Eine Evakuierungspolitik und ein Evakuierungsverfahren;
- Fluchtverfahren und Routenzuweisungen, wie z. B. Grundrisse, Arbeitsplatzpläne und Sicherheits- oder Zufluchtsbereiche;
- Namen, Titel, Abteilungen und Telefonnummern von Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens, an die Sie sich wenden können, um zusätzliche Informationen zu erhalten oder die Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Notfallplans zu erläutern;
- Verfahren für Mitarbeiter, die verbleiben, um kritische Vorgänge durchzuführen oder abzuschalten, Feuerlöscher zu bedienen oder andere wichtige Dienste auszuführen, die nicht bei jedem Notfallalarm vor der Evakuierung abgeschaltet werden können; und
- Rettungs- und medizinische Aufgaben für alle Arbeiter, die mit der Durchführung beauftragt sind.
Aber das ist erst der Anfang. Info Entrepreneurs empfiehlt, diese wertvollen Punkte zu Ihrem Plan hinzuzufügen:
- Eine Liste der primären Geschäftsfunktionen, die Sie benötigen, um nach einer Katastrophe schnell wieder einsatzbereit zu sein
- Eine Übersicht über alle Ressourcen, die Sie benötigen, um wieder wie gewohnt arbeiten zu können
Während Sie detailliert und organisiert sein möchten, ist Eden Gillott Bowe, eine Der Experte für Krisen- und Reputationsmanagement bei Gillott Communications warnt davor, zu sehr in die Tiefe zu gehen. „Th Der größte Fehler – abgesehen davon, dass man keinen Plan hat – ist, einen zu machen, der so langwierig und langweilig ist, dass er ungelesen in einer Schublade landet“, sagt sie. „Das ist kein effektiver Krisenplan; Es ist ein teurer Briefbeschwerer.“
Aus diesem Grund kann es sich lohnen, mehrere Notfallpläne zu erstellen für verschiedene Arten von Krisen, anstatt einen umfassenden Plan zu erstellen. Sobald die wichtigsten Stakeholder den Plan (oder die Pläne) unterzeichnet haben, verteilen Sie ihn an die Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Sie eine digitale Version speichern, auf die Sie aus der Ferne zugreifen können.
Testen Sie Ihren Plan
Aber denken Sie daran: Das Aufschreiben des Plans ist nur der erste Schritt. Wenn Sie Ihren Plan in Rollenspielen umsetzen, stellt Sie sicher, dass Ihr Team weiß, was im Notfall zu tun ist, und hilft Ihnen, mögliche Probleme zu beheben.
„Tests sind ohne Zweifel der am meisten übersehene Teil der Krisenmanagement-Pipeline“, sagt Drew Farnsworth, Operations Manager bei einem Disaster-Recovery-Unternehmen mit Sitz außerhalb von Philadelphia. „Wir haben viele Unternehmen gesehen, die Krisenmanagementpläne implementiert haben, nur um dann zu spät festzustellen, dass es entscheidende Mängel in ihren Prozessen gab, die ihre Reaktionen stark behinderten.“
Testen Sie Ihre Richtlinie, indem Sie Notfallübungen durchführen, sicherstellen, dass alle Kontaktnummern funktionieren, und bestätigen, dass jeder seine Rollen versteht.
Legen Sie schließlich regelmäßige Intervalle fest, um Ihren Krisenmanagementplan zu überprüfen und zu aktualisieren und Aufgaben zur Notfallprävention zu erledigen, wie z. B. das Wechseln der Batterien Ihrer Rauchmelder, das Überprüfen Ihrer Feuerlöscher, das Testen von Sicherheitssystemen, das Sichern Ihrer Server und das Aktualisieren wichtiger Passwörter.
Weitere Tipps für die Krisenvorsorge
Auf eine Katastrophe vorbereitet zu sein, bedeutet auch, Ihren Krisenmanagementplan mit zusätzlichen Ressourcen zu ergänzen. Hier sind einige, die Sie in Betracht ziehen sollten:
- Bewahren Sie Überlebensvorräte am Arbeitsplatz auf. Versorgungssets können im Falle einer Naturkatastrophe im wahrsten Sinne des Wortes ein Lebensretter sein. Eine Grundausstattung könnte einen kleinen Vorrat an Lebensmitteln und Wasser, eine Taschenlampe, eine Uhr, ein Radio, eine Rettungsdecke, eine Zahnbürste und Zahnpasta enthalten.
- Besorge dir einen Erste-Hilfe-Kasten. Ebenso sollten alle Büros einen Erste-Hilfe-Kasten zur Hand haben. Dies kann helfen, Wunden zu versorgen, bis Rettungsdienste zur Verfügung stehen, um weitere Hilfe zu leisten.
- Lernen Sie HLW. Wussten Sie, dass, wenn die HLW innerhalb der ersten Minuten nach dem Herzstillstand durchgeführt wird, kann es die Überlebenschance einer Person verdreifachen? Wenn Sie Ihre Mitarbeiter über die HLW auf dem Laufenden halten, kann dies das Leben eines Menschen retten.
- Melden Sie sich für SMS-Notfallwarnungen an. Sie können sich für einen Behördendienst entscheiden, der Sie per SMS vor bevorstehenden Katastrophen warnt.
Es erfordert Arbeit, für Notfälle zu planen, aber Pfadfinder, Seismologen und Ersthelfer werden Ihnen alle sagen, wie wichtig Vorbereitung wirklich ist. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen Krisenmanagementplan zu erstellen, können Sie sich beruhigt zurücklehnen, da Sie wissen, dass Sie darauf vorbereitet sind, wenn eine Katastrophe eintritt – von der lästigen bis zur undenkbaren.
