Verwenden Sie also immer noch eine veraltete persönliche E-Mail-Adresse für Ihre Geschäftskommunikation? Wenn ja, ist es an der Zeit, etwas zu ändern. Die Einrichtung einer professionellen E-Mail-Adresse ist unerlässlich, um das Image und die Effektivität Ihres Unternehmens zu verbessern.
Jüngste Untersuchungen von Forbes zeigen, dass 81 % der Unternehmen E-Mails in ihre Marketingstrategien einbeziehen, wobei der weltweite E-Mail-Marketing-Umsatz im Jahr 2024 voraussichtlich 12,33 Milliarden US-Dollar erreichen wird. Das Verfassen klarer, gut organisierter und visuell ansprechender E-Mails hinterlässt nicht nur einen starken Eindruck, sondern zeigt auch Respekt vor der Zeit des Empfängers. Bei einer professionell aussehenden E-Mail geht es nicht nur um die Übermittlung von Informationen – sie spiegelt sich auf Sie und Ihr Unternehmen wider.
In diesem Blog gehen wir darauf ein, wie wichtig es ist, eine professionelle E-Mail-Adresse zu haben, und geben praktische Tipps, wie Sie eine E-Mail-Adresse erstellen können.
Die Bedeutung einer professionellen E-Mail-Kommunikation
Professionelle E-Mails sind ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen und bieten mehrere Vorteile, die einen großen Einfluss auf ihre Leistung haben können. Für den Anfang hilft es Ihnen, einen Fuß in die Tür zu bekommen, indem es Interesse an Ihren Produkten und Dienstleistungen weckt. Die Information der Verbraucher über professionelle E-Mails fördert das Vertrauen und die Verbindungen und erreicht gleichzeitig mobile Nutzer effizient. Diese Art der Kommunikation zieht mehr Website-Besucher an, spart Zeit und gewährleistet einen stetigen Informationsfluss.
Darüber hinaus schafft professionelle E-Mail durch die Aufrechterhaltung der Kundenbindung Leads, entwickelt aufschlussreiches Feedback und fördert Wiederholungsgeschäfte. Es bietet den perfekten Rahmen für Storytelling, das die Beziehungen zu Lieferanten stärkt und die Markenbekanntheit erhöht. Alles in allem verbessert das Versenden professioneller E-Mails die Kundenkommunikation und hilft Unternehmen, zu expandieren und eine stärkere Online-Präsenz aufzubauen.
Im Gegensatz dazu können lockere oder schlecht geschriebene E-Mails als unprofessionell angesehen werden oder im Spam-Ordner landen, was die Glaubwürdigkeit und Effizienz gefährdet.
Was Ihre E-Mails professionell aussehen lässt
Wenn Sie Ihren Posteingang durchgehen, ist es einfach, die professionell aussehenden E-Mails von Spam oder persönlichen Nachrichten zu unterscheiden. Aber was sind die spezifischen Elemente, die professionelle E-Mails auszeichnen?
Professionelle E-Mail-Adresse
Eine professionelle E-Mail-Adresse hebt sich von anderen Benutzernamen in Ihrem Posteingang ab. Sie sind leicht zu identifizieren, da sie eine benutzerdefinierte Domain (anstelle eines persönlichen Gmail-Kontos) verwenden und vertrauten Formaten folgen.
Beispiele für professionell aussehende E-Mails sind [email protected] und [email protected].
Eine E-Mail-Signatur
Auch der Inhalt einer professionell aussehenden E-Mail ist wichtig. Die meisten Fachleute haben eine E-Mail-Signatur am Ende ihrer Nachricht, einschließlich des Firmennamens, der Berufsbezeichnung und der Kontaktinformationen. Viele Unternehmen nehmen ein Branding in ihre Signatur auf, z. B. ein Logo.
Verwendung vertrauter Schriftarten
Sie können erraten, ob eine E-Mail professionell ist oder nicht, bevor Sie den Inhalt lesen. Professionelle E-Mails verwenden Standardschriftarten (und Schriftgrößen), die gut lesbar sind. Arial, Helvetica, Times New Roman und Trebuchet sind Schriften, die häufig von namhaften Unternehmen verwendet werden.
Die meisten Unternehmen halten sich an schwarzen Text für E-Mail-Inhalte. Schwer lesbare Schriftarten und wilde Farben signalisieren oft Spam oder Phishing-Betrug.
Ein mobilfreundliches Design
Immer mehr Menschen nutzen mobile Geräte, um E-Mails zu lesen und zu versenden. Tatsächlich erfolgen 46 % aller E-Mail-Öffnungen auf Mobilgeräten. Mobiles responsives E-Mail-Design ist jetzt eine Kundenerwartung.
Wenn Ihre E-Mail-Werbung oder Ihr Newsletter nicht für Mobilgeräte optimiert ist, können Sie die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens schädigen. Dieses Kriterium gilt jedoch hauptsächlich für HTML-E-Mails. Nur-Text-E-Mails passen sich automatisch an mobile Bildschirme an.
Obwohl mehrere Faktoren bei der Erstellung einer professionellen E-Mail eine Rolle spielen, konzentrieren wir uns auf die Grundlagen – die Erstellung einer professionell aussehenden E-Mail-Adresse.
So erstellen Sie eine professionell aussehende E-Mail
Jetzt, da Sie wissen, was eine professionell aussehende E-Mail ausmacht, ist es an der Zeit, Ihre geschäftliche E-Mail einzurichten.
In der Regel sollten Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten, wenn Sie Ihre Domain registrieren und mit der Erstellung Ihrer Website beginnen.
Wenn Sie jedoch bereits eine Website haben, aber immer noch persönliche E-Mails verwenden, können Sie nach der Erstellung Ihrer Website jederzeit professionelle E-Mail-Adressen erstellen.
1. Wählen Sie einen Host aus
Wenn Sie eine professionell aussehende E-Mail erstellen, müssen Sie einen E-Mail-Hosting-Anbieter verwenden. Ein E-Mail-Host stellt Server für Unternehmen bereit, die E-Mails speichern und verwalten müssen.
E-Mail-Hosting-Dienste für Unternehmen werden in der Regel monatlich oder jährlich abgerechnet, im Gegensatz zu kostenlosen Webmail-Servern (wie Gmail oder Yahoo), mit denen Sie persönliche E-Mail-Konten erstellen können.
Wenn Sie nach einem Hosting-Anbieter für Ihre Website suchen, können Sie einen Anbieter wie Bluehost wählen, der Webmail enthält.
Einige Hosting-Anbieter fügen automatisch eine begrenzte Anzahl von E-Mails hinzu, wenn Sie einen Domain- und Webhosting-Plan kaufen. Wenn Sie jedoch mehr E-Mails für Ihre Mitarbeiter benötigen, müssen Sie einen E-Mail-Add-on-Plan kaufen.
Alternativ können Sie mit Google Workspace geschäftliche E-Mail-Adressen mit einer benutzerdefinierten Domain erstellen.
2. Verbinden Sie sich mit einem E-Mail-Client
Wenn Sie geschäftliche E-Mails mit Ihrem Hosting-Anbieter erstellen, können Sie Ihre benutzerdefinierte Domain als E-Mail-Adresse verwenden. Anstatt beispielsweise [email protected] zu erstellen, erstellen Sie [email protected].
Nachdem Sie die E-Mails erstellt haben, müssen Sie die E-Mail-Adressen mit einem E-Mail-Client wie Gmail oder Outlook verbinden. Ein E-Mail-Client Ermöglicht das Lesen, Senden und Verwalten von E-Mails. Mit anderen Worten, es ist die App, mit der sich jeder Benutzer anmelden und seine E-Mails anzeigen kann.
Ihr Hosting-Provider sollte Anweisungen zum Herstellen einer Verbindung mit einem beliebigen E-Mail-Client haben.
3. Wählen Sie ein Format für Benutzernamen
Nachdem Sie Ihren Host und Ihren E-Mail-Client ausgewählt haben, müssen Sie ein professionell aussehendes E-Mail-Format auswählen. Sie können z. B. [email protected] oder [email protected] ausführen.
Wir empfehlen, eine Formel für alle Mitarbeiter zu verwenden.
4. Verbinden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Automatisierungssoftware
Wenn Sie eine Marketing-Automatisierungsplattform zum Versenden von Newslettern oder Transaktions-E-Mails verwenden, müssen Sie Ihre geschäftlichen E-Mail-Konten verbinden.
Suchen Sie nach der E-Mail-Einrichtung in den allgemeinen Einstellungen oder im Abschnitt „E-Mail-Versand“. Ihre Automatisierungsplattform zeigt Ihnen, wie Sie Ihre geschäftlichen E-Mail-Adressen verbinden und verifizieren.
Wenn Sie Ihre geschäftlichen E-Mails mit Ihrer Automatisierungssoftware verbinden, stellen Sie sicher, dass Ihre Marketing-E-Mails von Ihrer Geschäftsadresse stammen.
Ihr E-Mail-Automatisierungsanbieter sollte Sie auch durch die Schritte zur Authentifizierung Ihrer Domain führen. Die E-Mail-Authentifizierung trägt dazu bei, dass Ihre Nachrichten nicht im Spam-Ordner landen.
Wenn Sie Ihre Domain bestätigen, fügt Ihr E-Mail-Anbieter dem E-Mail-Header Informationen hinzu, die bestätigen, dass die Nachricht tatsächlich von der Domain im Feld „Absender“ stammt.
Best Practices für die Erstellung einer professionell aussehenden E-Mail
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Ihre geschäftliche E-Mail einrichten, werfen wir einen genaueren Blick auf die Auswahl des richtigen Benutzernamenformats.
Es reicht nicht aus, eine benutzerdefinierte Domain in Ihrer E-Mail-Adresse zu verwenden. Sie müssen sicherstellen, dass der Rest der E-Mail-Adresse professionell aussieht.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich an diese Best Practices halten und achten Sie auch auf die besonderen Standards Ihrer Branche.
Halten Sie Benutzernamen lesbar
Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie eine einfache Formel für den Benutzernamen auswählen, die leicht zu lesen ist. Die meisten professionell aussehenden E-Mails enthalten eine Kombination aus dem Vor- und Nachnamen oder den Initialen eines Mitarbeiters.
E-Mails, die nur Vornamen verwenden, haben in den letzten Jahren an Popularität gewonnen. Einerseits werden durch die Verwendung des Vornamens nur kürzere E-Mails generiert, die leichter zu lesen sind. Auf der anderen Seite müssen Sie alternative E-Mail-Adressen für Mitarbeiter erstellen, die einen gemeinsamen Vornamen haben.
Wenn Sie viele Mitarbeiter haben, sollten Sie vermeiden, nur den Vornamen zu verwenden.
Fügen Sie keine Zahlen oder Symbole hinzu
Zahlen in einem Benutzernamen geben in der Regel eine persönliche E-Mail-Adresse an. Das Hinzufügen von Zahlen zu einer E-Mail erschwert jedoch die Eingabe und das Merken von Zahlen. Daher sollte eine professionell aussehende E-Mail nur Briefe enthalten.
Vermeiden Sie unnötige Symbole oder Akzente auf Zeichen. Einige E-Mails enthalten einen Punkt zwischen Vor- und Nachnamen, aber das sollte die einzige Ausnahme sein.
Beschränken Sie die Verwendung von Berufsbezeichnungen als E-Mails
Obwohl Ihre E-Mails professionell aussehen sollten, müssen Sie dennoch den Anschein erwecken, dass sie von einem Menschen stammen. Die Verwendung von Berufsbezeichnungen als E-Mail-Benutzernamen, wie z. B. [email protected], lässt Ihre Nachrichten weniger persönlich erscheinen.
Darüber hinaus kann es schwierig sein, E-Mail-Konten zu verwalten, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen oder neue Rollen erstellen.
Es gibt einige Ausnahmen von der Regel für Berufsbezeichnungen. Die meisten Unternehmen haben generische E-Mail-Adressen für allgemeine Informationen oder Kundensupport.
In diesen Fällen ist es angebracht, eine Berufsbezeichnung als E-Mail-Benutzername zu verwenden. Schließlich können einige Transaktions-E-Mails (z. B. E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts) einen Benutzernamen verwenden, der nicht beantwortet wird, damit die Empfänger verstehen, dass sie einen Mitarbeiter nicht auf diese Weise kontaktieren können.
Ideen für geschäftliche E-Mail-Adressen
Sind Sie besorgt über die Auswahl einer akzeptablen Benutzernamensformel?
Hier ist die gute Nachricht:
Sie müssen sich nichts Neues einfallen lassen. Wählen Sie am besten aus häufig verwendeten Formeln, die Kunden bereits als professionell kennen.
Hier sind einige der gebräuchlichsten Formeln, die Unternehmen für E-Mail-Benutzernamen verwenden:
- [email protected]
- [email protected] oder [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Ihrer Benutzernamensformel die Größe Ihres Unternehmens, den Markenton und die Branchenstandards.
Was sind die häufigsten Fehler, die Sie beim Verfassen einer professionellen E-Mail vermeiden sollten?
Vernachlässigung der Personalisierung
E-Mails, die nicht personalisiert sind, d. h. nicht namentlich angesprochen oder an die Bedürfnisse des Empfängers angepasst sind, wirken unpersönlich. Indem Sie den Kunden in Ihrer E-Mail gezielt ansprechen, bauen Sie eine tiefere Beziehung auf und zeigen Ihre Wertschätzung für seine Lebensumstände.
Überspringen des Korrekturlesens
Das Versenden einer E-Mail mit Rechtschreib-, Grammatik- oder Tippfehlern kann Ihrem beruflichen Image schaden. Lesen Sie immer gründlich Korrektur, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail fehlerfrei und ausgefeilt ist.
Verwendung eines unangemessenen Tonfalls
Die Wahl des falschen Tons, sei es zu lässig oder zu formell, könnte Ihre Absichten in die Irre führen und Sie unprofessionell erscheinen lassen. Ändern Sie Ihren Tonfall, um den Kontext und die Beziehung zum Empfänger widerzuspiegeln.
Überlastung mit E-Mails
Empfänger mit zu vielen E-Mails zu bombardieren, kann zu Frustration führen. Gehen Sie strategisch vor, um Ihr Publikum nicht zu überfordern und sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten gut ankommen.
Erstellen einer unklaren oder irreführenden Betreffzeile
Die Betreffzeile sollte den Inhalt Ihrer E-Mail deutlich widerspiegeln. Eine irreführende oder vage Betreffzeile kann zu Verwirrung führen und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Ihre E-Mail geöffnet wird.
Mangelnde Professionalität
Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail einen professionellen Ton und ein professionelles Format beibehält. Vermeiden Sie Slang, informelle Sprache und unprofessionelle Formatierungen, um Ihre Glaubwürdigkeit zu wahren.
Vergessen eines Call-to-Action (CTA)
Ein klarer Call-to-Action leitet den Empfänger zu den nächsten Schritten, wie z. B. dem Organisieren eines Meetings, dem Beantworten einer Anfrage oder dem Ausführen einer anderen Aktion. Wenn Sie dies nicht tun, kann dies zu Verwirrung oder Inaktivität führen.
Verwendung von ungewohntem Jargon und Abkürzungen
Vermeiden Sie die Verwendung von Fachjargon oder Abkürzungen, die nicht alle Empfänger verstehen. Um Ihre Botschaft zugänglicher und verständlicher zu machen, verwenden Sie eine einfache und einfache Sprache.
Roboterhaft sein
Ein allzu formaler oder mechanischer Ton kann unaufrichtig wirken. Bemühen Sie sich um einen gesprächigen und dennoch professionellen Ton, der Ihre Persönlichkeit zeigt und hilft, den Empfänger zu fesseln.
Abschließende Gedanken
Die Erstellung einer professionell aussehenden E-Mail ist ein entscheidender Aspekt einer effektiven Geschäftskommunikation, der sich erheblich auf das Image und den operativen Erfolg Ihres Unternehmens auswirkt. Eine gut gestaltete E-Mail verbessert nicht nur den Ruf und die Effizienz Ihres Unternehmens, sondern spielt auch eine Schlüsselrolle bei der Generierung von Interesse an Ihren Produkten und Dienstleistungen, dem Aufbau von Vertrauen und der Aufrechterhaltung der Kundenbindung.
Um einen positiven Eindruck zu hinterlassen, ist es unerlässlich, eine professionelle E-Mail-Adresse zu verwenden, eine klare Struktur zu pflegen und häufige Fallstricke zu vermeiden. Personalisierung, Liebe zum Detail und ein einheitlich professioneller Ton sorgen dafür, dass Ihre E-Mails effektiv und wirkungsvoll sind.
Durch die Übernahme der beschriebenen Best Practices können Sie Ihre Kommunikationsstrategien verbessern und die Präsenz Ihres Unternehmens in der digitalen Landschaft stärken. Unabhängig davon, ob Sie eine neue professionelle E-Mail-Adresse einrichten oder Ihre bestehenden Praktiken verfeinern, führt die Investition von Zeit in die richtige Ausführung zu verbesserten Kundenbeziehungen und einem glaubwürdigeren Unternehmensimage.
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Häufig gestellte Fragen
Die Verwendung einer professionellen E-Mail-Adresse ist entscheidend für den Aufbau und Erhalt der Glaubwürdigkeit in der Geschäftskommunikation. Eine E-Mail-Adresse, die Ihre benutzerdefinierte Domain anstelle einer generischen Domain verwendet, signalisiert den Empfängern, dass Sie es mit Ihrem Unternehmen ernst meinen, und trägt dazu bei, dass Ihre E-Mails ernst genommen werden. Es verbessert Ihr professionelles Image, erhöht die Vertrauenswürdigkeit und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachrichten als Spam gekennzeichnet werden.
Mehrere Schlüsselelemente tragen zur Professionalität einer E-Mail bei. Erstens ist die Verwendung einer professionellen E-Mail-Adresse mit einer benutzerdefinierten Domain von grundlegender Bedeutung. Zweitens verleiht das Einfügen einer E-Mail-Signatur, die wichtige Details wie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung und Ihre Kontaktinformationen enthält, eine formelle Note. Die konsequente Verwendung vertrauter, lesbarer Schriftarten wie Arial oder Times New Roman ist ebenfalls wichtig, ebenso wie die Sicherstellung, dass das E-Mail-Design für Mobilgeräte optimiert ist. Diese Faktoren tragen zusammen dazu bei, ein ausgefeiltes, glaubwürdiges Erscheinungsbild zu präsentieren, das ein gutes Licht auf Ihr Unternehmen wirft.
Die Verwendung einer professionellen E-Mail-Adresse bietet erhebliche Vorteile für das Marketing und die Kundenbindung. Eine benutzerdefinierte Domain-E-Mail-Adresse erhöht die Legitimität Ihrer Kommunikation und führt zu höheren Öffnungs- und Antwortraten. Es hilft dabei, Vertrauen bei Ihrem Publikum aufzubauen, indem es ein konsistentes und professionelles Image projiziert. Darüber hinaus ist die Wahrscheinlichkeit, dass professionelle E-Mail-Adressen als Spam gekennzeichnet werden, geringer, wodurch sichergestellt wird, dass Ihre Marketingbotschaften die Posteingänge Ihrer Empfänger erreichen. Diese Professionalität unterstützt stärkere Kundenbeziehungen und ein effektiveres Engagement, was letztendlich das Geschäftswachstum vorantreiben und die Kundenbindung verbessern kann.
Eine professionelle E-Mail-Signatur sollte wichtige Informationen enthalten, die den Empfängern helfen, Sie und Ihre Rolle innerhalb des Unternehmens zu identifizieren. In der Regel sollte Ihre Unterschrift Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung und Ihren Firmennamen enthalten. Geben Sie außerdem Ihre direkten Kontaktinformationen wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. Das Hinzufügen eines Firmenlogos und relevanter Social-Media-Links oder Website-URLs kann Ihre E-Mail-Signatur weiter verbessern. Halten Sie das Design einfach und vermeiden Sie die Verwendung übermäßiger Farben oder Schriftarten, um ein professionelles Erscheinungsbild zu erhalten.
