Wenn Sie eine E-Mail an einen potenziellen Kunden, Geschäftspartner oder sogar einen Kollegen senden, besteht Ihre Nachricht aus mehr als nur Worten – sie ist ein Spiegelbild von Ihnen und Ihrem Unternehmen. Hier kommt die richtige geschäftliche E-Mail-Etikette ins Spiel. Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, können Sie Missverständnisse vermeiden und kleine Ausrutscher vermeiden, die Sie oder Ihr Unternehmen in ein wenig schmeichelhaftes Licht rücken könnten.
Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails Professionalität vermitteln, sollten Sie einen zuverlässigen E-Mail-Dienst wie die professionellen E-Mail-Pläne von Bluehost in Betracht ziehen, die eine ausgefeilte domainbasierte E-Mail-Adresse bieten, die mit Ihrer Markenidentität übereinstimmt.
Was ist die geschäftliche E-Mail-Etikette?
Die richtige geschäftliche E-Mail-Etikette bezieht sich auf die sozialen Normen, die die Art und Weise prägen, wie wir per E-Mail miteinander interagieren. Während sich die spezifischen „Regeln“ je nach Branche, Unternehmenskultur oder sogar der Generation, der Sie angehören, leicht verschieben können, bleibt das Kernprinzip dasselbe: klare und respektvolle Kommunikation.
In der Geschäftswelt sind E-Mails in der Regel professionell und auf den Punkt gebracht. Wenn Ihre Beziehung zu den E-Mail-Empfängern jedoch wächst – egal ob es sich um einen Kunden oder einen Kollegen handelt – können Sie Ihren E-Mails mehr Persönlichkeit verleihen.
Denken Sie nur daran, die richtige Balance zu finden: lässig, aber dennoch ausgefeilt. Dies hilft den Menschen, Sie als zugänglich zu sehen, und erleichtert es ihnen, sich mit Ihnen zu verbinden und mit Ihnen zu arbeiten.
Warum ist die geschäftliche E-Mail-Etikette wichtig?
Die Art und Weise, wie Sie kommunizieren, spiegelt nicht nur Ihre Professionalität, sondern auch Ihre Arbeitsmoral und Liebe zum Detail wider. In einem geschäftlichen Umfeld können Ihre E-Mails der erste Eindruck sein, den jemand von Ihnen und Ihrem Unternehmen bekommt. Deshalb ist es entscheidend, es richtig zu machen. Unternehmen profitieren aus mehreren wichtigen Gründen stark von der Festlegung von Standards für die E-Mail-Etikette:
- Professionalismus: Die Befolgung der richtigen E-Mail-Etikette stellt sicher, dass Sie und Ihr Unternehmen ein ausgefeiltes und kompetentes Image präsentieren.
- Effizienz: Gut geschriebene E-Mails sind in der Regel klar, prägnant und kommen direkt auf den Punkt – das spart allen Zeit.
Top-Tipps für die richtige E-Mail-Etikette
1. Halten Sie Ihren Ton professionell
Auch nach einem produktiven Discovery-Gespräch ist es am besten, einen professionellen Ton beizubehalten, wenn Sie mit potenziellen Kunden in Kontakt treten. Eine beschreibende, klare Betreffzeile und eine formelle Begrüßung tragen wesentlich dazu bei, den richtigen Eindruck zu hinterlassen.
Zum Beispiel hält eine freundliche Erinnerung an Ihr früheres Gespräch, eine klare Bestätigung des Treffens und eine nette Erwähnung von Anhängen die Dinge professionell und dennoch zugänglich. Eine formelle Unterzeichnung ist in dieser Phase des Verkaufsprozesses immer noch die sicherste Sache.
Dieses Maß an geschäftlicher E-Mail-Etikette wird sicherlich jeder zu schätzen wissen – ob Interessent oder Kollege.
2. Verwenden Sie die richtige Zeichensetzung
E-Mail-Interpunktion ist wie das Würzen von Lebensmitteln – genau die richtige Menge macht sie großartig, aber zu wenig oder zu viel kann einen schlechten Geschmack hinterlassen.
Interpunktion am Ende
Jeder Satz muss sich vollständig anfühlen. Lassen Sie Ihren Leser nicht im Stich, egal ob es sich um einen Punkt, ein Fragezeichen oder ein Ausrufezeichen handelt.
Beispiel:
Unrichtig: „Ich habe mit der Finanzabteilung gesprochen, und sie haben der Vereinbarung zugestimmt.“
Richtig: „Ich habe mit der Finanzabteilung gesprochen, und sie haben der Vereinbarung zugestimmt.“
Verwenden Sie Fragezeichen mit Bedacht; Wenn du es übertreibst, könntest du dich anhören, als würdest du ein Verhör durchführen.
Unrichtig: „Wie ist dein Status? Haben Sie schon mit Ihrem Team gesprochen? Hast du morgen Mittag Zeit für einen Anruf?“
Richtig: „Ich überprüfe den Status Ihres Teams. Sind Sie morgen Mittag für einen Anruf frei, um mögliche Änderungen zu besprechen?“
Semikolon (;)
Stellen Sie sich das Semikolon als eine Brücke zwischen zwei verwandten Gedanken vor. Es ist wie ein Handschlag, der zwei unabhängige Ideen verbindet – nutzen Sie ihn, um Ihre E-Mails besser fließen zu lassen.
Falsch: „Sie kann mich morgen anrufen, dann kann sie mir eine Antwort geben.“
Richtig: „Sie kann mich morgen anrufen; Dann kann sie mir eine Antwort geben.“
Komma (,)
Kommas bringen Menschen oft zum Stolpern, aber ein paar einfache Regeln können den Tag retten. Verwenden Sie ein Komma vor Konjunktionen wie „und“ oder „aber“, um zwei vollständige Sätze zu verbinden.
Beispiel: „Ich habe letztes Jahr mit einem ähnlichen Kunden zusammengearbeitet, und seine Öffnungsraten haben sich um 20 % verbessert.“
Setzen Sie außerdem ein Komma nach Einleitungssätzen, um Verwirrung zu vermeiden.
Beispiel: „Nach der Verbesserung der Betreffzeilen schossen die Öffnungsraten in die Höhe.“
Interpunktion der Anrede
Ihre Begrüßung gibt den Ton an. Verwenden Sie bei formellen E-Mails einen Doppelpunkt nach dem Namen des Empfängers.
Beispiel: „Sehr geehrte Frau Frost:“
Ein Komma oder sogar ein Geviertstrich eignet sich gut für einen etwas lässigeren Ton.
Beispiel: „Hallo Aja …“
Ausrufezeichen
Verwenden Sie Ausrufezeichen sparsam! Sie sind zwar großartig für Aufregung, aber zu viele können ein bisschen zu enthusiastisch rüberkommen – grenzwertig übertrieben.
Unrichtig: „Nochmals vielen Dank für gestern! Ich habe mit der Finanzabteilung gesprochen und wir können loslegen! Ich kann es kaum erwarten, zusammenzuarbeiten!“
Richtig: „Nochmals vielen Dank für unser Gespräch. Ich habe mit der Finanzabteilung gesprochen, und wir können loslegen. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.“
3. Üben Sie eine gute Grammatik
Grammatik ist vielleicht nicht jedermanns Lieblingsthema, aber die Beherrschung der Grundlagen ist ein Muss für jede professionelle E-Mail. Ein paar häufige Verwechslungen – wie „dort“ gegen „ihr“ oder „es“ gegen „es“ – können einen bleibenden Eindruck hinterlassen (und nicht den guten).
Profi-Tipp: Wenn Grammatik nicht Ihre Stärke ist, sollten Sie Tools wie Grammarly verwenden, um Ihr Schreiben fehlerfrei zu halten. Es ist, als hätte man einen Redakteur in der Gesäßtasche, der Fehler erkennt und Ihnen sogar hilfreiche Einblicke in Ihre Schreibgewohnheiten gibt.
4. Widerstehen Sie Emojis in E-Mails
Emojis können Spaß machen, und in einigen Branchen können sie sogar Ihre Öffnungsraten steigern. Aber wenn Ihr Empfänger sie nicht zuerst verwendet oder Sie nicht sicher sind, dass sie zum Ton Ihrer Marke passen, ist es am besten, die Smileys und den Daumen nach oben für zwanglose Chats zu belassen.
Schließlich möchten Sie eine freundliche und zugängliche geschäftliche E-Mail-Etikette an den Tag legen. Aber nicht auf Kosten des professionellen Images.
5. Halten Sie die Betreffzeilen beschreibend und kurz
Betreffzeilen sind das Erste, was Ihr Empfänger sieht, also machen Sie es sich zunutze! Sie sollte kurz und prägnant sein und dem Empfänger eine klare Vorstellung davon geben, was ihn in der E-Mail erwartet. Betrachten Sie es als die Überschrift, die jemanden einlädt, „hier zu klicken“, anstatt sie zu ignorieren.
Ungültige Betreffzeile: „Hallo“
Der Empfänger fragt sich: „Hallo… Was?“ Es ist vage und liefert keine nützlichen Informationen.
Gute Betreffzeile: „Zusammenfassung unseres Telefonats vom 2. Dezember“
Betreffzeilen wie diese sind klar und auf den Punkt gebracht. So weiß der Empfänger genau, worum es in der E-Mail geht, bevor er sie überhaupt öffnet.
6. Wählen Sie Ihre E-Mail-Anrede sorgfältig aus
Die Auswahl der richtigen Begrüßung gibt den Ton für Ihre E-Mail an. Soll es lässig oder formell sein? Das hängt davon ab, wem Sie eine E-Mail senden und wie Ihre Beziehung aussieht. In den meisten Situationen funktioniert eine lockere Begrüßung gut und hilft Ihnen, zugänglich und selbstbewusst zu wirken.
Zu den zwanglosen Begrüßungen gehören:
- Hallo
- Hallöchen
- Hallo
- Guten [Morgen, Nachmittag], [Name]
Wenn Sie jemandem zum ersten Mal eine E-Mail senden oder er aus einer konservativeren Branche kommt, ist es am besten, die Dinge formell zu halten, bis Sie sich vertraut gemacht haben.
Zu den formellen Begrüßungen gehören:
- Sehr geehrte/r [Vorname]
- Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname]
Begrüßungen, die Sie in einem professionellen Umfeld vermeiden sollten:
- Hallo: Das ist viel zu lässig und informell.
- Hallöchen!: Es kommt übermäßig enthusiastisch rüber.
- [Name]!: Es ist zu abrupt, als würde man sie anbellen.
- Wen es angeht…: Für die meisten E-Mails ist es zu unpersönlich.
- Sehr geehrte Damen und Herren, Ein bisschen zu steif für den modernen Arbeitsplatz.
- Hallo Freund: Wenn Sie wirklich ein Freund des Beschenkten sind, kann sich dies angenehmer anfühlen.
- Herren: Dies ist veraltet, sodass Sie es ausschließen können.
- Alle: Es fühlt sich kalt und unpersönlich an.
7. Hinterlassen Sie den richtigen Eindruck mit Ihrer E-Mail-Abmeldung
Das Letzte, was jemand in Ihrer E-Mail liest, ist Ihre Abmeldung, also stellen Sie sicher, dass sie dem Ton Ihrer Nachricht entspricht. Unabhängig davon, ob Ihre E-Mail locker oder formell war, sollte Ihr Schlusswort die Gesamtstimmung des Gesprächs verstärken.
Lockere Abmeldungen funktionieren gut, wenn Ihre E-Mail einen leichten oder freundlichen Ton hat:
- Danke
- Danke noch einmal
- Bester
- Prost
- Frohen [Wochentag]!
- Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit
- Bald sprechen
Wenn Ihre E-Mail einen formelleren Ton hatte, sollten Sie auch die Abschiedserklärung professionell halten:
- Vielen Dank
- Vielen Dank für Ihre Zeit
- Grüße
- Habt einen wunderschönen [Tag/Wochenende]
Zu vermeidende Abzeichnungen:
- Aufrichtig: Klingt veraltet und übertrieben formell.
- Herzliche Grüße: Fühlt sich steif und unnatürlich an.
- Warm: Zu lässig und kann übermäßig persönlich wirken.
- Respektvoll: Wirkt zu förmlich, fast starr.
- Xoxo: Am besten für persönliche Nachrichten, nicht für den Arbeitsplatz.
- Herzlich: Hat eine altmodische, gestelzte Ausstrahlung.
- – [Ihr Name]: Fühlt sich zu abrupt an, als ob dir gerade die Dinge ausgegangen sind, die du sagen kannst.
8. Überprüfen Sie den Namen und die Adresse Ihres Empfängers dreifach
Dies ist ein kleines Detail, das einen großen Unterschied machen kann. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Namen Ihres Empfängers richtig geschrieben haben – insbesondere in professionellen E-Mails.
Wenn Sie sich den zusätzlichen Moment nehmen, um ihren Namen (und ihre Adresse) zu überprüfen, zeigen Sie Respekt und Liebe zum Detail. Es ist so einfach wie das Aufrufen ihres LinkedIn-Profils oder das Überprüfen ihrer E-Mail-Signatur.
Und denken Sie daran, gehen Sie nicht davon aus, dass Sie Namen wie „Michael“ zu „Mike“ abkürzen können, es sei denn, sie haben Ihnen grünes Licht gegeben, indem sie sich mit dem Spitznamen verabschiedet haben. Wenn in der E-Mail „Michael“ steht, bleiben Sie dabei.
9. Verwenden Sie die Groß- und Kleinschreibung
Während Sie vielleicht daran gewöhnt sind, auf Slack oder in Texten nur Kleinbuchstaben zu tippen, verlangt die professionelle E-Mail-Etikette die richtige Groß- und Kleinschreibung von Sätzen. Das bedeutet, dass der erste Buchstabe des ersten Wortes in jedem Satz und alle Eigennamen groß geschrieben werden.
Beispiel:
Richtig: „Ich habe die neuesten SEO-Dienste von Bluehost überprüft und sie sind beeindruckend.“
Unrichtig: „Ich habe die neuesten SEO-Dienste von Bluehost überprüft und sie sind beeindruckend.“
10. Berücksichtigen Sie den Ton Ihrer E-Mail
Es kann schwierig sein, in einer E-Mail den richtigen Ton zu treffen. Studien zeigen, dass Menschen oft überschätzen, wie gut der Ton ihrer E-Mail verstanden wird. Während viele davon ausgehen, dass ihre Empfänger in 80 % der Fälle den Ton verstehen, liegt die tatsächliche Genauigkeit eher bei 56 %.
Bedeutet das, dass die Hälfte Ihrer geschäftlichen E-Mails missverstanden wird? Nicht genau. Aber es unterstreicht, wie wichtig es ist, seine Worte sorgfältig zu wählen und zu überlegen, wie der Empfänger sie interpretieren könnte.
Hier sind ein paar Tipps für die geschäftliche E-Mail-Etikette, um sicherzustellen, dass Sie klar rüberkommen:
Vermeiden Sie negative Sprache: Wörter wie „Problem“, „Problem“, „unglücklich“ und „Misserfolg“ können Ihre Nachricht übermäßig hart oder ängstlich erscheinen lassen. Auch wenn Sie schlechte Nachrichten überbringen, sollten Sie die Sprache weicher machen, um einen positiven und professionellen Ton beizubehalten.
Überspringen Sie den Sarkasmus: Sarkasmus lässt sich in E-Mails selten gut übersetzen und kann leicht missverstanden werden.
Schlechtes Beispiel: „Klar, ich bin mir sicher, dass das Team sofort loslegt – wer arbeitet schon freitags wirklich?“
Gutes Beispiel: „Versuchen wir, dies bis Montag zu überprüfen, damit alles reibungslos abläuft.“
Verzichten Sie auf übermäßige Adjektive: Beschreibende Wörter wie „sehr“, „wirklich“ oder „extrem“ können dich übermäßig emotional oder dramatisch wirken lassen. Halte deinen Ton ruhig und gefasst.
Schlechtes Beispiel: „Ich bin wirklich, wirklich aufgeregt darüber!“
Gutes Beispiel: „Ich bin gespannt, wie sich das entwickelt.“
Spiegeln Sie den Ton Ihres Empfängers wider: Wenn sie lässig sind, können Sie das kombinieren, aber wenn sie formell sind, bleiben Sie professionell. Dies trägt dazu bei, dass Sie mit ihren Erwartungen übereinstimmen.
Im Zweifelsfall greifen Sie zum Telefon: Für jedes Gespräch, das heikel sein oder leicht falsch interpretiert werden könnte, ist ein kurzer Anruf oder ein Video-Chat oft der bessere Weg.
11. Verwenden Sie immer Standardschriftarten und Formatierungen
Wenn Sie Ihre E-Mails leicht lesbar (und professionell aussehen) lassen möchten, bleiben Sie bei den Grundlagen. Die Verwendung ausgefallener Schriftarten, kräftiger Farben oder übertriebener Formatierung hebt Sie nicht hervor – sie macht Ihre E-Mail nur schwerer lesbar. Halten Sie es einfach mit Standardschriftarten wie Arial oder Times New Roman und verwenden Sie immer schwarzen Text in einer lesbaren Größe.
Wenn Sie Text aus einer anderen Quelle kopieren und einfügen, löschen Sie zuerst die Formatierung, um sicherzustellen, dass alles einheitlich aussieht. Auf einem Mac können Sie dies mit Befehl + tun, und auf einem PC verwenden Sie Strg + Umschalt + N.
12. Kürzen Sie Ihre URLs
Lange, unhandliche URLs können Ihre E-Mail überladen und es Ihrem Empfänger erschweren, ihr zu folgen. Anstatt eine lange URL einzufügen, verwenden Sie einen Hyperlink oder eine gekürzte Version, um Ordnung zu halten.
Unrichtig: Schauen Sie sich diesen Artikel an: https://www.bluehost.com/blog/business-fundamentals-how-to-create-a-professional-looking-email/
Richtig: Lesen Sie diesen Artikel zum Erstellen einer professionell aussehenden E-Mail.
13. Anhänge aufrufen
Lassen Sie Ihren Empfänger immer wissen, wenn Sie eine Datei angehängt haben, damit er sie nicht verpasst. Eine einfache Erwähnung wie „Ich habe das Dokument zur Überprüfung angehängt“ stellt sicher, dass sie sich dessen bewusst sind. Wenn Sie eine lange E-Mail-Kette weiterleiten, denken Sie daran, alle wichtigen Dateien erneut anzuhängen oder einfach den ursprünglichen Thread weiterzuleiten, der den Anhang enthält.
Wenn Sie große Dateien wie Videos oder hochauflösende Bilder versenden, ist es besser, sie auf einen Cloud-Dienst wie Google Drive oder Dropbox hochzuladen und dann einen Link zu teilen. Dies verhindert Probleme bei der E-Mail-Zustellung aufgrund großer Dateigrößen und sorgt dafür, dass alles besser organisiert ist.
14. Perfektionieren Sie Ihre E-Mail-Signatur
Die E-Mail-Signatur ist eine weitere wichtige E-Mail-Etikette für Unternehmen, die Sie im Auge behalten sollten. Ihre E-Mail-Signatur mag wie ein nachträglicher Gedanke erscheinen, aber sie ist entscheidend, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Eine gut gestaltete Unterschrift vermittelt Professionalität und ermöglicht den Empfängern einen einfachen Zugriff auf Ihre Kontaktinformationen oder Ihre Website.
Ihre Unterschrift sollte sauber, einfach und unkompliziert sein. Fügen Sie wichtige Details hinzu wie:
- Ihr Name
- Berufsbezeichnung
- LinkedIn-Profil oder Unternehmenswebsite
- Telefonnummer
Erwägen Sie die Verwendung professioneller Tools zum Generieren von E-Mail-Signaturen, um schnell eine ausgefeilte, professionelle Signatur zu erstellen. Eine großartige Signatur stärkt Ihre Marke und bietet den Menschen eine bequeme Möglichkeit, mehr über Sie oder Ihre Arbeit zu erfahren. Und vergessen Sie nicht, Ihre Signatur automatisch am Ende jeder E-Mail festzulegen – es ist viel einfacher, sie bei Bedarf zu löschen, als sie jedes Mal manuell hinzuzufügen!
15. Füllen Sie Ihre E-Mail-Felder richtig aus
An: Hier geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie direkt kontaktieren.
Cc: Verwenden Sie dieses Feld, wenn Sie möchten, dass jemand die Nachricht sieht, aber nicht auf E-Mails antworten muss. Es ist nützlich, wenn Sie wichtige Informationen teilen oder Menschen miteinander verbinden.
Bcc: In diesem Feld können Sie eine Person in der E-Mail kopieren, ohne dass der primäre Empfänger davon weiß. Wenn Sie z. B. eine E-Mail an „John Doe“ und Bcc „Jane Smith“ senden, weiß John nicht, dass Jane sie erhalten hat.
16. Verwenden Sie Bcc angemessen
Bcc ist ein nützliches Tool, um E-Mail-Adressen privat zu halten, insbesondere in Gruppennachrichten. Wenn Sie beispielsweise eine große Liste über ein neues Funktionsupdate per E-Mail versenden, müssen Sie alle Empfänger mit einem Bcc versehen, um ihre Kontaktdaten zu schützen.
Allgemein zu Ihrer Information: Sie können jemandem einen Bcc zuweisen, wenn Sie möchten, dass er eine Nachricht sieht, ihn aber nicht an laufenden Unterhaltungen teilnehmen muss.
Allgemeine Höflichkeit: Verwenden Sie Bcc, um jemanden höflich aus einem E-Mail-Thread zu entfernen. Wenn Ihr Vorgesetzter Sie beispielsweise einem Kontakt vorstellt, antworten Sie mit: „Verschieben Sie [Name] nach Bcc, um eine Überlastung des Posteingangs zu vermeiden.“
17. Verwenden Sie „Allen antworten“ sparsam
Antwort: Wenn Sie auf „Antworten“ klicken, antworten Sie nur auf die letzte Person, die Ihnen eine E-Mail geschickt hat, oder auf den ursprünglichen Absender, wenn Sie auf die erste Nachricht antworten.
Allen antworten: Wenn Sie „Allen antworten“ auswählen, wird Ihre Nachricht an alle gesendet, die in den Feldern „An“ und „Cc“ aufgeführt sind. Dies ist hilfreich, wenn es um ein Problem geht, das allen im Thread bekannt sein sollte, oder wenn mehrere Personen dieselben Informationen benötigen.
Es empfiehlt sich, „Antworten“ zu verwenden, es sei denn, Sie sind sicher, dass die gesamte Gruppe Ihre Antwort sehen muss. Die übermäßige Verwendung von „Allen antworten“ kann die Posteingänge überladen und die Empfänger verärgern.
18. Denken Sie nach, bevor Sie weiterleiten
Beachten Sie beim Weiterleiten von geschäftlichen E-Mails die folgenden Tipps zur Etikette für geschäftliche E-Mails:
- Einige E-Mails sind privat oder sensibel, seien Sie also vorsichtig bei der Weiterleitung. Prüfen Sie immer, ob die Informationen vertraulich bleiben sollen.
- Wenn Sie einen langen Thread weiterleiten, fügen Sie eine Zusammenfassung der besprochenen Themen hinzu, um dem Empfänger Zeit zu sparen. Es gibt nichts Schlimmeres, als eine lange Kette von E-Mails mit nur einem vagen „FYI“ am Anfang zu erhalten.
Wenn Sie einen neuen Unterhaltungsthread starten möchten, aktualisieren Sie die Betreffzeilen, um Folgendes widerzuspiegeln:
- Betreffzeile im selben Thread: FW: Aktualisierung des Bluehost-Plugins
- Neue Betreffzeile des Threads: Wichtiges Update! FW: Details zum Bluehost-Plugin
19. Reagieren Sie umgehend
Der angemessene Zeitpunkt für die Beantwortung einer E-Mail variiert je nach Beziehung:
Unmittelbare Teamkollegen: Antworten Sie innerhalb von 12 Stunden. Eine schnelle Kommunikation sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit, insbesondere wenn es um Projekte oder Termine geht.
Allgemeine Kolleginnen und Kollegen: Für alle anderen in Ihrem Unternehmen sollten Sie versuchen, innerhalb von 24 Stunden zu antworten. Wenn Sie die Anfrage nicht sofort bearbeiten können, bestätigen Sie die E-Mail und geben Sie einen Zeitrahmen für die Nachverfolgung an.
Externe Ansprechpartner: Externe Kunden, z. B. solche, die sich nach Dienstleistungen erkundigen, erwarten in der Regel eine Antwort bis zum Ende der Woche, in der sie sich an uns gewandt haben. Für wertvollere Kontakte versuchen Sie, innerhalb von 24 Stunden auf E-Mails zu antworten.
Für diejenigen, die in kundenorientierten Rollen arbeiten, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass 88 % der Kunden ein angemessenes Antwortfenster innerhalb einer Stunde erwarten. Das Festlegen von Zeitplänen für E-Mail-Antworten ist eine der besten Möglichkeiten, um den Überblick über die Kommunikation zu behalten und einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
20. Legen Sie informative Abwesenheitsantworten fest
Wenn Sie für einen längeren Zeitraum nicht an Ihren E-Mails teilnehmen können, informiert eine automatische Abwesenheitsnotiz (OOO) die Teilnehmer darüber, wann sie mit einer Rückmeldung von Ihnen rechnen können. Hier sind einige Do’s und Don’ts für die Erstellung einer effektiven OOO-Antwort unter Berücksichtigung der geschäftlichen E-Mail-Etikette:
TUN: Erwähnen Sie, wie lange Sie nicht erreichbar sein werden. Zum Beispiel: „Ich werde von [Datum] bis [Datum] nicht im Büro sein und nach meiner Rückkehr auf E-Mails antworten.“
TUE NICHT: Legen Sie eine OOO-Antwort fest, wenn Sie nur einen Tag weg sind. Kurze Abwesenheiten erfordern dies in der Regel nicht.
TUN: Fügen Sie eine weitere Person hinzu, an die Sie sich bei dringenden Angelegenheiten wenden können. Zum Beispiel: „Für dringende Bluehost-Anfragen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [email].“
TUE NICHT: Nennen Sie einen Kollegen in Ihrer OOO-Nachricht, ohne ihn vorher darüber zu informieren, dass er als alternativer Kontakt aufgeführt wird.
TUN: Fügen Sie „Out of Office“ oder „OOO“ in Ihre Betreffzeile ein, damit die Leute sofort erkennen, dass es sich um eine automatisierte Antwort handelt.
TUE NICHT: Zu viel Anteilen. Sie müssen nicht erklären, wohin Sie gehen oder warum Sie weg sind.
Wenn Sie einen längeren Urlaub machen, sollten Sie in Erwägung ziehen, ein System für wirklich dringende Situationen einzurichten, z. B. um Ihre Nachrichten einmal am Tag zu überprüfen.
21. Verfolgen Sie E-Mail-Öffnungen und Klickraten
Anstatt ein Follow-up wie „Haben Sie meine E-Mail gesehen?“ zu senden, verwenden Sie E-Mail-Tracking-Tools. Diese Funktion informiert Sie darüber, wann Ihre E-Mail geöffnet und wann auf Links geklickt wurde, und gibt Ihnen eine Vorstellung davon, ob es Zeit ist, nachzufassen.
Wenn Ihr Kontakt nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums geantwortet hat, finden Sie einen unaufdringlichen Grund für die Nachverfolgung. Zum Beispiel: „Ich bin auf einen Artikel über Website-Optimierung gestoßen, von dem ich dachte, dass er für Sie interessant wäre – hier ist der Link.“
22. Fügen Sie keine Einschränkungen für „Von meinem Telefon gesendet“ hinzu
Eine der wichtigsten Regeln für geschäftliche E-Mail-Etikette besteht darin, „Von meinem iPhone gesendet“ oder „Von meinem Telefon gesendet – bitte entschuldigen Sie Tippfehler“ zu vermeiden. Diese Nachricht kann manchmal als Entschuldigung für das Versenden schlecht bewerteter E-Mails angesehen werden. Versuchen Sie stattdessen, Ihre E-Mail auch unterwegs Korrektur zu lesen, um einen professionellen Ton zu gewährleisten und Rechtschreibfehler zu minimieren.
23. Stell dich vor
Gehen Sie niemals davon aus, dass der Empfänger weiß, wer Sie sind – vor allem, wenn es sich um eine erste Kommunikation handelt. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer kurzen Einführung: „Mein Name ist [Ihr Name] und ich bin Produktspezialist bei Bluehost.“
Wenn Sie sich schon einmal getroffen haben, sich aber nicht sicher sind, ob sie sich daran erinnern, erinnern Sie sie sanft an Ihre letzte Interaktion: „Wir haben letzten Monat über die neuen Funktionen von Bluehost Professional Email gesprochen.“
24. Strukturieren Sie die E-Mail richtig
Eine professionelle E-Mail-Etikette sollte immer diese Elemente enthalten:
- Betreffzeile: Seien Sie spezifisch und prägnant. Beispiel: „Follow-up zum Bluehost-Partnerschaftsvorschlag.“
- Gruß: Sprechen Sie den Empfänger höflich und angemessen an (z. B. „Hallo [Name]“).
- Körper: Halten Sie Ihre Botschaft klar und auf den Punkt. Beginnen Sie mit den wichtigsten Informationen und organisieren Sie den Inhalt Ihrer E-Mail bei Bedarf in Aufzählungspunkten oder nummerierten Listen, um die Lesbarkeit zu verbessern.
- Abmeldung: Wählen Sie einen passenden Abschluss (z. B. „Mit freundlichen Grüßen“, „Danke“ usw.).
- Unterschrift: Geben Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktdaten an.
Wenn Sie diese Elemente durch Absätze oder Abstände trennen, wird sichergestellt, dass Ihre Botschaft leicht zu lesen und zu verdauen ist.
25. Seien Sie vorsichtig mit Humor
Humor ist in E-Mails knifflig, weil es ihm an Mimik und Tonfall mangelt, was es leicht macht, ihn falsch zu interpretieren. Vermeiden Sie am besten Humor in professionellen E-Mails, es sei denn, Sie haben eine enge Beziehung zum Empfänger.
Was du lustig findest, ist für andere vielleicht nicht amüsant und in einigen Fällen könnte es unsensibel oder unangemessen wirken. Lassen Sie im Zweifelsfall Humor aus Ihrer E-Mail-Kommunikation heraus.
26. Beantworten Sie alle Ihre E-Mails
Bei der großen Menge an E-Mails, die Sie täglich erhalten, ist es verständlich, dass Sie einige verpassen. Um dies zu bewältigen, sollten Sie Ihren Posteingang organisieren und versuchen, so viele E-Mails wie möglich zu beantworten.
Selbst wenn Sie versehentlich eine E-Mail erhalten haben, ist es eine gute Etikette, darauf zu antworten. Eine kurze Antwort wie:
„Ich glaube, Sie wollten diese E-Mail an jemand anderen senden. Ich wollte dich nur wissen lassen, damit du es an die richtige Person weiterleiten kannst.“
Diese kleine Höflichkeit spiegelt einen hohen Standard an E-Mail-Professionalität wider.
27. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
Die Verwendung einer professionellen E-Mail-Adresse ist eine weitere wichtige E-Mail-Etikette-Regel, die Sie bei der schriftlichen Kommunikation von Unternehmen befolgen sollten. Wenn Sie selbstständig sind oder eine private E-Mail-Adresse für arbeitsbezogene Korrespondenz verwenden, stellen Sie sicher, dass die Adresse professionell und angemessen ist.
Zum Beispiel ist eine E-Mail wie [email protected] weitaus besser als [email protected]. Es ist wichtig, Professionalität zu wahren, insbesondere im Umgang mit Kunden oder Partnern.
Lesen Sie auch: So erstellen Sie eine professionell aussehende E-Mail
28. Lesen Sie immer Korrektur, bevor Sie auf Senden drücken
Die richtige Grammatik und Rechtschreibung sind in der Geschäftskommunikation von entscheidender Bedeutung. Nehmen Sie sich immer einen Moment Zeit, um Ihre E-Mail Korrektur zu lesen, bevor Sie sie versenden. Dazu gehört auch die Überprüfung des Namens und der E-Mail-Adresse des Empfängers. Ein schneller Scan stellt sicher, dass Sie keinen peinlichen Tippfehler senden oder jemanden falsch ansprechen.
Erwägen Sie die Verwendung von Tools wie Grammarly oder integrierten Rechtschreibprüfungen, um Grammatikfehler zu erkennen und Ihre Schreibqualität zu verbessern.
29. Füge am Ende die E-Mail-Adresse hinzu
Um zu vermeiden, dass versehentlich eine unvollständige E-Mail gesendet wird, fügen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers erst hinzu, wenn Sie Ihre Nachricht fertig geschrieben haben. Dieser einfache Schritt kann die unglückliche Situation verhindern, halb geschriebene Gedanken oder unvollständige Informationen zu senden, und eine ausgefeilte und professionelle Kommunikation gewährleisten.
30. Berücksichtigen Sie immer kulturelle Unterschiede
E-Mail-Marketing ist eine der effektivsten Methoden, um ein breites Publikum zu erreichen. Kulturelle Unterschiede können jedoch leicht zu Missverständnissen führen, insbesondere wenn Ihr Empfänger Ihre Mimik oder Körpersprache nicht sehen kann.
Eine der wichtigsten Regeln für geschäftliche E-Mail-Etikette besteht darin, Ihre Nachricht an die kulturellen Normen der Region Ihres Empfängers anzupassen (wann immer dies möglich ist). Berücksichtigen Sie ihre Bräuche, ihren Kommunikationsstil und ihre lokalen Vorlieben.
Es ist auch wichtig, Zeitzonenunterschiede zu berücksichtigen. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail-Kampagne für ein Produkt oder eine Dienstleistung versenden, planen Sie den Versand so, dass er während der Arbeitszeiten für den Standort Ihres Empfängers gesendet wird.
31. Segmentieren Sie Ihre Geschäftskommunikation
Die Segmentierung Ihrer E-Mail-Liste ermöglicht es Ihnen, bestimmte Gruppen anzusprechen und die Relevanz und Effektivität Ihres E-Mail-Marketings zu verbessern. Wenn Sie einen E-Mail-Dienst verwenden, stellen Sie sicher, dass er über eine Segmentierungsfunktion verfügt.
Wenn Sie beispielsweise für Dienstleistungen werben, unterteilen Sie Ihre Liste in Geschäftsinhaber, Blogger und Entwickler. So erhält jede Gruppe Inhalte, die direkt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
32. Schützen Sie die Privatsphäre des Empfängers
E-Mails sind nicht so privat, wie es scheint. Selbst wenn Sie eine E-Mail löschen, kann sie noch auf Servern oder Backups vorhanden sein. Überlegen Sie, wie Ihre Nachricht angezeigt werden könnte, wenn sie an eine unbeabsichtigte Zielgruppe wie einen Kollegen, Konkurrenten oder Arbeitgeber weitergegeben wird.
Um die E-Mails einer Person zu schützen, vermeiden Sie die Weitergabe sensibler Informationen wie Anmeldedaten, persönlicher Daten oder proprietärer Informationen. Erwägen Sie die Verwendung verschlüsselter E-Mail-Dienste oder Plattformen, die bei der Erörterung sensibler Themen den Schwerpunkt auf den Datenschutz legen.
33. Vermeiden Sie Großbuchstaben
Wenn Sie in einer E-Mail in Großbuchstaben schreiben, kann es so aussehen, als würden Sie schreien, und einen falschen Eindruck erwecken. Als angemessene Regel für die E-Mail-Etikette gilt, dass Sie sich wie in jeder formellen Kommunikation an Satzfälle halten sollten.
Beispiel: Anstatt zu schreiben: „BITTE ÜBERPRÜFEN SIE DIESES DOKUMENT SOFORT!“, sagen Sie: „Bitte überprüfen Sie dieses Dokument so schnell wie möglich.“
34. Diskretion walten lassen
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Informationen per E-Mail weitergeben, da Nachrichten später weitergeleitet oder abgerufen werden können. Vermeiden Sie es, hochsensible Informationen wie Passwörter oder Finanzdaten per E-Mail zu versenden.
Wenn Sie z. B. ein sicheres Dokument senden müssen, das sich auf ein Benutzerkonto bezieht, sollten Sie die Verwendung eines Dateifreigabedienstes mit Passwortschutz oder Verschlüsselung in Betracht ziehen.
35. Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu
Ein Call-to-Action (CTA) ist für die richtige E-Mail-Etikette unerlässlich, da er den Empfänger darauf hinweist, was als nächstes zu tun ist. Egal, ob Sie um Feedback bitten, um ein Meeting bitten oder einen neuen Blogbeitrag teilen, ein klarer CTA erhöht das Engagement.
Platzieren Sie Ihren CTA am Ende Ihrer E-Mail, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, z. B.: „Bitte überprüfen Sie das angehängte Angebot und teilen Sie mir Ihr Feedback bis Freitag mit.“
36. Stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft mobilfreundlich ist
Viele Empfänger lesen Ihre E-Mail auf einem mobilen Gerät. Stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Format auf einem Telefon oder Tablet leicht zu lesen ist, indem Sie die Nachricht kurz halten und übermäßig komplexe Layouts vermeiden.
Zum Beispiel verwendet Bluehost kurze Absätze und klare Überschriften und vermeidet die Verwendung großer Bilder, wenn Benutzer Werbeinhalte über ihre Dienste senden.
Zusammenfassung: Professionelle geschäftliche E-Mail-Etikette
Während viele Unternehmen auf verschiedene Formen der Kommunikation angewiesen sind, um zusammenzuarbeiten, bleibt E-Mail eine der effektivsten und beliebtesten Methoden für die professionelle Korrespondenz. Die Umstellung auf hybrides Arbeiten hat die Abhängigkeit von E-Mails zum Teilen, Organisieren und Speichern von Informationen nur noch erhöht.
Bei der schieren Menge an E-Mails, die täglich gesendet und empfangen werden, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass vermeidbare Fehler gemacht werden – von denen einige zu schwerwiegenden beruflichen Konsequenzen führen können, einschließlich Compliance-Problemen. Hier kommt die geschäftliche E-Mail-Etikette ins Spiel.
Erwägen Sie ein Upgrade auf einen professionellen E-Mail-Plan von Bluehost, um sicherzustellen, dass Ihre Kommunikation professionell und effizient bleibt. Mit einer personalisierten Domain-E-Mail erhöhen Sie die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens und profitieren von einer Reihe von Funktionen, die Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern. Starten Sie noch heute und bringen Sie Ihre E-Mail-Professionalität auf die nächste Stufe!
